5 tipp adatrögzítéshez, ha csak erre használod az Excelt

Egy egyszerű adatrögzítéshez is használhatsz rengeteg billentyűkombinációt és gyorsító trükköt. Sokan azzal ‘hessegetnek el’, mikor az Excelre kerül a szó, hogy „Á, én nem használom az Excelt, csak egy kész táblázatot töltök az adatokkal.”

Összeszedtem 5 egyszerű tippet, amire érdemes figyelned, mert időt nyerhetsz, és még magabiztosabban végezheted a munkádat:

1. Egér helyett mozogj billentyűkkel
2. Felejtsd el a duplakattot!
3. Használd a Tab-Enter párost az adatrögzítéshez
4. Így tölts ki több cellát ugyanazzal az adattal
5. Számok mellé sose írj szöveget vagy mértékegységet

1. Egér helyett mozogj billentyűkkel

Az adatrögzítés kifejezetten ‘gépelős’ feladat, amikor a billentyűzeten van a kezed. Ilyenkor létfontosságú, hogy kerülj minden felesleges egerezést, mert ha ki kell nyúlnod az egérhez, azzal időt veszítesz.

Ebben a videóban részletesen megmutatom az alap mozgásokhoz tartozó billentyűkombinációkat:

Az Excelben a cellák között legegyszerűbben a navigációs nyilakkal lépkedhetsz: jobbra / balra / fel / le. Tehát felejtsd el a kattintgatást, és használd a nyilakat.

Természetesen nem kell a nagyobb távolságokat egyesével nyomogatnod, hanem a Ctrl segítségével „turbósíthatod” a nyilakat. Ez az adott irányban keresi meg az utolsó kitöltött cellát, vagy üres cellák esetén a következő olyat, amiben adat van.

Jó esetben az A oszlopban megnyomott Ctrl ↓ lemegy a táblázat utolsó sorára. Még egy ↓ nyíl, vagy Enter, és máris abban az üres sorban vagy, hová rögzítheted az új adatot.

Ha egy oszlopban csak kevés adat szerepel, a Ctrl ↓ -lal gyorsan „végigszaladhatsz” rajtuk.

Felfelé is ugyanígy mehetsz, de érdemes a Ctrl Home-t is megjegyezned, ami az A1 cellába visz vissza.

2. Felejtsd el a duplakattot!

Adatbevitelkor sokan feleslegesen duplán kattintanak az üres cellába, vagy felkattintanak a szerkesztőlécbe, és csak ezután kezdenek gépelni.

Pedig a cella kijelölése (ezt ugye a nyilakkal) után egyből el tudsz kezdeni írni – extra kattintgatás nélkül! Ne ijedj meg, ha nem látod a kurzort, csak írjad a tartalmat, az betűtől betűre bekerül a cellába.

Ha felül kell írni egy adatot, akkor nyugodtan ‘ráírhatod’ a régire, nem kell külön törölnöd. Ezzel is időt spórolsz meg.

Látom, hogy sokan javításhoz, ellenőrzéshez használják a duplkattot, hogy a hivatkozásokkal együtt megjelenjen a képlet. (Sokszor sajnos még az “oktatóvideókban” is ezt látom, így nem csoda, hogy elterjedt jelenségről van szó.)

Erről is lebeszéllek, mivel ilyenkor valahová a karaktersor közepére kerül a kurzor – jellemzően rossz helyre. Ha nem figyelsz, még el is ronthatod a képleted.

• Ha hibát találtál és módosítani akarsz, inkább a Szerkesztőlécre kattints: ott pontosan meg tudod határozni a kurzor helyét, és javítani tudod a hibát.
• Használd az F2 gombot, ami a beírt szöveg végére ugrik, így kevesebb problémát okozhat. Ha végeztél, használd az Enter (Ok) vagy Esc (Mégse) billentyűket a kilépésre, vagyis itt sem kell az egérrel kattintatni.

3. Használd a Tab-Enter párost az adatrögzítéshez

Adatrögzítéshez használd az Enter helyett a Tab gombot! Ez is rögzíti az adatot, de utána nem lefelé, hanem jobbra lép tovább. Így rögtön írhatod a sorba a következő információt.

A sok Tab után, a sor végén használd az Entert! Ilyenkor az Enter nem lefelé, hanem a legelső Tab alá ugrik vissza. Vagyis visszakerülsz a sor elejére, és rögtön töltheted is a következő sort…. Praktikus, ha sok adatot kell bevinned egy Excel táblába.

Nézd meg a videómat, Te is ilyen gyors lehetsz:

4. Így tölts ki több cellát ugyanazzal az adattal

Ha több cellába kell ugyanazt az információt rögzítened, akkor

1. először jelöld ki a cellákat (a Shiftet nyomva tartva lépkedj a nyilakkal),
2. majd írd be, amit szeretnél.
3. Végül sima Enter helyett Ctrl Entert nyomj a végén.adat

5. Számok mellé sose írj szöveget vagy mértékegységet

Végül egy praktikus tanács: a számok mellé sose írj szöveget, mert onnantól nem lehet vele számolni. Sose írj a szám közé pontot vagy szóközt pl. 1.200 vagy 1 200, sem a végére kötőjelet, mint a papíron (1.200,- ). Írd be a számot minden extra nélkül, és használd az ezres csoportosítást a formázáshoz!

Kerüld a mértékegységeket is a cellában, pl 30 db, 42 kg, 15 m – ha ez fontos információ, tedd külön oszlopba, vagy használj egyéni mértékegységet!

Elég ennyi az adatrögzítéshez, vagy mehetünk tovább?

Ha szeretnéd mégis jobban ismerni az Excelt, akkor érdemes eljönnöd egy személyre szabott Excel tanfolyamra, ahol gyakorlatias példákon keresztül, játékosan tanítunk meg az Excel használatára.

Minden tanárunk profi Excel felhasználó és oktató, mellette komoly gazdasági tapasztalattal rendelkezik. Vagyis olyan mentort kapsz, aki pontosan érti, hogy a munkádban mire van szükséged.

Hogyan lehet a mai napot és a pontos időt gyorsan begépelni az Excelbe?

Hogyan zárod be az Excel fájlokat?