Így szabadulj meg az ismétlődő adatok okozta fejfájástól

Ismétlődő adatok szinte minden adatbázisban előfordulnak: vagy mert eleve több listában gyűjtöd az adatokat, vagy mert Mancika véletlenül kétszer rögzít egy-egy jelentkezőt, számlát. Szerencsére az Excel több eszközzel is segítségedre siet, hogy gyorsan megtalálhasd az ismétlődő adatokat – anélkül, hogy végig kellene bogarásznod a hosszú listákat.

Játékok esetén lelkesen keressük a különböző vagy egyező mintákat, de az adatbázisában már senki nem szeret az ismétlődő adatok után nyomozni.

A megoldás előtt fontos szem előtt tartani, hogy az Excel az adatokat karakterenként vizsgálja, azaz 2 adatot akkor tekint azonosnak, ha pontosan ugyanúgy van írva. 

Nem találja meg az egyezést, ha akárcsak egy karakter (pl. szóköz, pont vagy ékezet) eltér. (Haladóbb adatbáziskezelő rendszereknek is nagy kihívás az adategyezések keresése, hiszen onnantól, hogy engedélyezel eltérést, növekszik a téves párosítások esélye is.)

1. Ismétlődő adatok keresése egy listában

Ha egyben van a lisa, vagy megoldható a 2 lista egymás alá másolása, akkor a legegyszerűbben a Feltételes formázással keresheted ki az azonos vagy egyedi értékeket.

Ehhez jelöld ki a neveket tartalmazó oszlopot, majd válaszd a Kezdőlap / Feltételes formázás / Cellakijelölési szabályok / Ismétlődő értékek parancsot.

Minden értéket beszínez az Excel, amely legalább kétszer megtalálható.

2. Ismétlődő adatok eltávolítása

Ha szeretnél az ismétlődő adatoktól megszabadulni, hogy mindenki csak egyszer szerepeljen a listádban, akkor használd az Adatok menüben található Ismétlődések eltávolítása parancsot. Az új menün eléggé elbújt az ikon:

Ahogy az ikon is mutatja, az Ismétlődések eltávolítása mindig az adatbázisban szereplő első adatot hagyja meg, és a továbbiakat törli. Emiatt érdemes lehet előtte átrendezni az adatokat, hogy például a frissebb dátummal rögzített adat maradjon meg, vagy az a sor, amelyikben több adat van meg.

Alapértelmezetten az számít duplikációnak, ahol minden oszlopban egyeznek az adatok. Ezen természetesen enyhíthetsz: vedd ki a pipát az elől a mezőnév elől, ahol lehet eltérés (pl. rögzítés dátuma különbözhet, attól még ugyanaz a 2 adat).

Ha önmagában használod a funkciót, akkor nem fogod látni, hogy mit töröltél ki (csak egy ablakból értesülsz, hogy pl. 2 adatot törölt a funkció), de abban biztos lehetsz, hogy csak egyedi értékek maradtak.

Ha kíváncsi vagy arra, hogy kit töröltél ki, akkor kombináld az 1-es pontban leírt színezéssel.

Itt külön írtam arról, hogy a Google Táblázatban hogyan működik a funkció.

3. Duplikációk keresése 2 különálló listában

Ha a 2 lista fizikailag távolabb van, és nem célszerű az összemásolás, akkor a megoldás az FKERES függvény lehet. (Bővebben a linkre kattintva olvashatsz róla.)

Az FKERES függvény képes arra, hogy egyesével megkeresse a neveket a másik listában, és a találatot (a nevet, vagy egy hozzá tartozó adatot) visszaírja az eredeti lista mellé.

Ha nem találja meg az adatot a másik listában, akkor a #HIÁNYZIK hibaértéket írja ki.

Szűrő segítségével lehet kilistázni az egyező vagy hiányzó neveket.

Fontos megjegyezni, hogy az FKERES függvény nem kezeli a listán belüli duplikációkat, emiatt érdemes lehet a listákat előtte a Feltételes formázással ellenőrizni.

Továbblépés az Excelben

Az Excel helyes ismeretével rengeteg problémát megoldhatsz és hetente több órát megspórolhatsz. Ha szeretnél még több, személyre szabott hasznos tippet, akkor gyere el hozzánk Excel tanfolyamra. Ha rutinosnak érzed magad, és inkább alkalmanként szeretnél gyors segítséget, akkor csatlakozz az ExcelTitok VIP Klubhoz!

Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?

Feltételes formázás – szövegek alapján

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on email
Email
Share on tumblr
Tumblr
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?​

Rólunk mondtátok:
Akartam egy gyors, hatékony tanfolyamot

Neten találtam az exceltitok.hu-t. Akartam egy gyors, hatékony tanfolyamot, és ez annak tűnt. (Az is volt.)

Tetszett, hogy gyorsan tudtunk haladni, és hogy gyakorlatorientált, életszerű anyaggal dolgoztunk. Hogy alkalmazkodtál az egyéni igényekhez.

Enikő

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

Legutóbbi bejegyzések

Kövess minket Facebookon!

Ezt olvastad már?

Miért nehéz a százalék számítás?

Lehet, hogy a Te gyomrod is összeszorul, amikor százalék számítás feladattal találod magad szemben? Valamiért gyakori kérdések: hogyan kell százalékot számítani, vagy hogyan kell X …

Tovább olvasom →

Excel táblázat formátum megszüntetése, táblázat átalakítása tartománnyá

Lehet, hogy Te sem találod meg könnyen a táblázat formátum megszüntetése funkciót? Bár a Táblázat formátum sok előnnyel jár (nekem egyik nagy kedvencem), eljöhet a pillanat, …

Tovább olvasom →

Készíts bruttó-nettó bérkalkulátort Excelben!

Így készül a bruttó-nettó bérkalkulátor, vagy bármely más kalkulátor. Te is könnyen készíthetsz saját bérkalkulátort, amely a bruttó bér alapján kiszámolja a különböző járulékokat és ezzel együtt …

Tovább olvasom →