Lehet-e az Excelből egyszerre több hasonló, személyre szabott dokumentumot (pl. szerződést, meghívót) és emailt készíteni? Igen! Az Excel és a Word összekapcsolásával ez lehetséges. A forrásdokumentumot több címzett számára testre szabhatod az Excelben tárolt adatokkal – mint például nevek, címek vagy egyéb személyes információk.
A felvétel a csoportos oktatáson készült, elsősorban az email küldést mutatja be. Nézd meg a videót, vagy olvasd el alatta a szöveget.
Téged is szeretettel várunk: https://exceltitok.hu/kezdo-halado/
E-mail címek begyűjtése email küldéshez
Papíralapú levelekkel és e-mailekkel gyakorlatilag azonos módon zajlik az egész. Az elején ki kell választani, hogy e-mail készül, vagy papíralapú levél készül, és annyi a különbség, hogy az e-mailnél kell a táblázatban egy oszlop e-mail címekkel, ahová az e-maileket küldeni lehet. Itt látod, a B-oszlopban vannak a címek, és az a lényeg, hogy az e-mail címek formailag helyesek legyenek.
Tehát ne legyen mondjuk szó közbenne, vagy legyen benne kukac. Legyen ott a végén a ponthu, vagy kom, vagy akármi. Ne vesző legyen mondjuk a pont helyett, meg ne legyen a legvégén még egy írásjel.
Tehát egy csomó módon el lehet rontani az e-mail címeket, de az fontos, hogy helyesek legyenek. Hogy létezik-e az e-mail cím, vagy sem, azt nem tudja ellenőrizni. De az majd akkor derül ki, hogyha kapsz egy visszapattanú üzenetet, hogy nem leheted kézbesíteni.
Word levél, sablon
Aztán kell hozzá a Word levél. Itt oldalt, itt van ez a levél, amit küldeni akarunk. Ami pirossal van szedve, az lesz mindenkinek a saját adata.
Tehát ennyisd meg a Wordben készült levelet, amit letöltöttél. Ez ugyanaz a levél, csak üresen vannak hagyva benne azok a pontok, ahová ezek a személyre szóló adatok fognak bekerülni. Te se jeleníthet meg, pedig érdemes a nem nyomtatható karaktereket.
Ez pedig a szalagon a P betű. Azt tudom, hogy zavarni szokta általában az embereket, az a képzetük támad, hogy ezeket a jeleket kinyomtatja, de nem. A bekezdések végén a P az a bekezdés vége jel, és a szavak közti pont, ami nem a szöveg alján van, hanem a szöveg közepén az a szóköz.
És ha ezek be vannak kapcsolva, akkor sokkal könnyebb eligazodni, hogy hova kell beleklikkelni, hova fogjuk betenni ezeket a változómezőket. Na szóval, tehát van egy törzslevelünk, és összefűzzük a táblázattal, a listával.
Körlevél szerkesztés indítása
Tehát klikkelj át a Levelezés menüpontra. Ennek a harmadik ikonja a körlevelkészítés indítása. Kattints rá, és legalúról a lépésenkénti varázslót válaszd ki. Ez ide az ablaknak a jobb oldalára földobja ezt a lépésenkénti varázslót.
Alul látszik, hogy a hatból az első lépésnél tartunk. Tehát itt a főső részen ki lehet választani, hogy milyen fajta dokumentumot készítünk. A levél az a nyomtatnivaló levél, az e-mail az az egyenként küldendő e-mail, a boríték, címke, címke az az etikett.
A címtár, hát olyat még sosem csináltam. De most akkor maradjunk az e-mailnél, hiszen e-mailt küldünk. Nem küldjük el, de azt készítünk.
Alul pedig lépje a következő lépésre. Ez az alapul szolgáló dokumentum. Hát ez most az, ami meg van nyitva.
Tehát jobb oldalt be van pöttyözve, hogy aktuális dokumentum alapján, de természetesen választhatnánk egy már meglévő, de meg nem nyitott fajt. És akkor az alul a harmadik, hogy már meglévő, és akkor itt a tallózásban kikereshet, hogy hol van. De most maradjunk az aktuális dokumentumnál.
Alul megint lépje tovább feliratra. Ki kell választani? Majd a címzetteket. Na ez lesz az, amikor a létező Excel táblát, egyébként Wordben készült tábla is lehet, megkeressük.
És a tallózás feliratra kattints rá. Meg kell keresned azt a lementett Excel fajt. Ezt a sok táblalehetőség, ezek a munkalapok.
Különböző néven futnak munkalapok, amelyiket használni akarjuk. Ez most úgy van, az e-mail 1-es okézlet. És ezek vannak abban a tállázatban.
Be van pipálva alapvetően minden. Tehát arra készül, hogy mindenkinek elküldje a levelet, de ha gondolod, akkor akár ki is vehetsz belőle pipánkat, és szűrhetsz is rá. Tehát azt mondod, hogy ott mondjuk a Nanadé, vagy Andorral kiveszed a pipát, vagy leszűrsz arra, hogy a hónap az a június legyen, vagy leszűrsz arra, hogy az ár az a száz és kétszázezer forint között legyen, vagy amit választasz.
Tehát, hogy itt különböző módokon szűrhetsz. Ha leokézold, akkor leszűr. Klikkelj ennek az oké gombjára.
Összekapcsoltad tehát a címlistát. Meg a gördöt. Lépj megint a továbbra.
Az email megíráshoz azt jelenti, hogy a meglévő törzs szövegbe be kell szurkálnunk azokat a mezőket, ami oda való. A megszólításnál a tisztelt mögé, a felkiáltójál elé, tedd át a kurzort. Ott kell villogni a kurzolnak, ahová be akarod majd illeszteni azt a mezőt.
A kurzort villogjon a felkiáltójál előtt. Középtájon a szalagon van az adatmező beszúrása. Annak az alsó részére klikkelj rá.
És akkor innen választ ki, hogy mi a neve az oszlopna. Hát, az, hogy kapcsolattartó a neve jön ide. Aztán a szövegben az ezépban.
Oda a hónap neve jön a milyen hónapban. Ugyanonnan az adatmező beszúrásból, nyisd le, hónap. A cégük x forintért vásárolt, tehát a cégük és a forintért oda jön az ár.
A következő mondat elején a két szó köz közé jön a termék megnevezése, tehát akciós termék. Majd a számú számlát, tehát kiküldtük a valamilyen számú számlát, és a befizetés nem érkezett meg, úgyhogy a következő mondatban megint oda be kell rakni az összeget. Ezzel megvan.
Levelek előnézete
Jobboldalt alul lépj a következő lépésre az e-mail megtekintése feliratra, és akkor egyenként meg tudod nézegetni a személyre szabott leveleket. Most az elsőt látod, ez jobboldalt ennek a szülkefelületnek a legtetején írja, hogy címzet 1. Akkor ott lapozgathatsz jobbra, megnézheted a következő leveleket, és akkor alul megint tovább az egyesítés befejezésére. Jobboldalt pedig válaszd ki ezt az e-mail feliratot, hogy e-mailt akarunk küldeni.
Na ez az, amit nem fogunk leokézni már, mert akkor rögtön kiküldi neked az útluk a leveleket. Régebbi verzióknál itt az eddig felirat helyett egy helyes fordítás szerepel, az eddig ez a to. Ami a „kinek küldöm”, angolul.
Igen, tehát az egyik fordítás az, hogy valameddig, de igazándiból a to az helyes fordításban azt jelenti, hogy ő a címzet. Tehát, hogy mi az az e-mail cím, amire küldeni akarunk, és mivel e-mailnek hívtuk a táblázatban is, felismerte belőle, ha esetleg nem e-mailnek neveznéd az oszlopot, akkor ahogy az előbb ott lenyítottad a lenyíló nyílnál, kiválaszthatod, hogy melyik oszlopban is vannak az e-mail címek. Tehát ez most az e-mail nevű oszlopban van.
A tárgy az lehet bármi. Tehát ez lesz a fizetési felszólítás vagy akármi. A levél formátumánál nyisd azt le.
Így itt a három variáció közül a HTML vagy az egyszerű szöveget használjuk. Az egyszerű szövegnél nem lesznek formázások. Tehát egyszerűen ott lesznek a betűk, amit beírtál.
A HTML az meg a formázásokat is használja. Tehát színezést, más betűtípust, más betűméretet, továbbit. A harmadik verziót a mellékletként nem ne válasszuk, mert akkor kap egy gyakorlatilag üres levelet úgy, hogy a melléklet lesz a személyre szóló levél.
Egyre nagyobb a bizalmatlanság az ilyen üres levél melléklettel. Spam szűrők is ki szokták szűrni, meg nem szívesen nyitják meg. És akkor itt, ha rákatintunk az OK gombra, akkor egyenként legyártódnak a levelek, bepakolja az Outlook-nak a küldendő fiokjába, és elkezdi folyamatosan kiküldeni.
Gmaillel is használható körlevél?
Az Outlook-ba bármilyen e-mail címet becsatornázhatsz, de az Outlook tudja kiküldeni. Tehát a Word az Outlook-ot használja a levelezőnek, tehát hogyha de bönkészőből használsz gmail-t, abból nem fogod tudni. Hogyha az Outlook-ban több fiók is van felvéve, akkor nem kérdezd rá, hogy melyik fiókból küldje, de az alapértelmezett fiókból küldi.
Tehát, hogyha esetleg több fiók van, és másikból akarjuk kiküldeni, mint ami az alapértelmezett, akkor először át kell állítani alapértelmezettre. Ha rosszak az e-mail címek, tehát formailag helytelen, kifelejtjük belőle a kukacot, vagy belekerül egy szó fölsz, vagy a végére egy pont, a levelek legyártásának folyamata akad meg, leáll. Tehát egy darabig készíti az e-maileket, bepakolja az Outlook-ban, és mikor talán legyen rosszat, akkor ott megáll, földob egy üzenetet, hogy ez az e-mail címe egy nem jó e-mail cím, erre pedig rá kell klikkelni egy gombra, hogy oké, mehet tovább, de előtte még ezt az e-mail címet írjátok fel magatoknak, ha fontos, mert utána később nem készít róla, hogy össze is, vagy hova nem küld, csak egyszerűen nem küldi.
Különbség a papír alapú leveleknél
Amikor mindezt papír alapon csináljuk, akkor annyi az egész, hogy itt oldalt ennél az utolsó hatos lépésnél nem ez az e-mail felirat szerepel, hanem a nyomtatás, tehát hogy rögtön kimehet nyomtatóra, meg a másik variáció az a levelek szerkesztése, külön. Úgyhogy lépegessünk vissza az első lépésre, és majd ott állítsd át, hogy ne e-mail legyen, hanem levél. Mehetünk tovább, ezeket a lépéseket a továbbbal lépjük tovább, mert itt minden maradhat így, ahogy van, csak a hatodik lépésig gyússál, és látod, van a nyomtatás, amikor rögtön rá küldöd a nyomtatóra, vagy pedig az alatta egyes levelek szerkesztése.
Ráklikkelhetsz olyan nyugodtan. Ez az összes, most megmondom, hogy 50 valahány levél, ahogy mondhatod azt, hogy az aktuális rekord, tehát az, amit éppen látsz, illetve az ettől eddig, mondjuk a hattól tízig. Deokézhatod ezt most, ez most nem kerül ki nyomtatásra, hanem elkészült az a négy darab, itt a Wordnek a balansó sarkában, oda van írva, hogy oldal 2 per 4. Tehát, hogy ez most egy négy oldalas dokumentum, és itt van az a négy darab levél, amit kértünk.
Számok formázása körlevélhez szövegként (SZÖVEG függvény)
Lépj vissza az Excel-re egy pillanatra. Ha megnézed, az ár oszlopban szépen megvannak formázva pénznemre a számok. De, hogy ezek puszta számok, tehát a cellán csak a 78300 szerepel, és hogyha visszamész a Wordre, akkor bármennyire is be volt állítva szépen, ide a körlevél a formázások nélkül emelte át az értéket.
Tehát az Excel-ben kell átalakítani tényleges szövegé azokat a számokat. Úgyhogy szúrjuk be mondjuk egy oszlopot, a D és az E közé, hogy legyen ebből tényleges szöveg. Ehhez függvény kell, a szöveg nevű függvény.
Egyelőségével plusz is jó a szöveg. Tab illetjük, nyomd meg. Két paramétere van:
- mi az a szám, amit átalakítunk. Ez a D2.
- mi az a formátum, ami erre át kell alakítani, amit pedig idézőjelek közé kell tenni.
Először is írj egy idézőjelet. Az ezres tagolású számnak a formátum kódja, az úgy néz ki, hogy egy # Utána jön az ezres tagolásra használt karakter, ami a magyarnál szóköz, a te gépeden látom, hogy vessző, ez mindenki azt használ, ami a szíve joga. Utána még kettő darab kettős kereszt és egy nulla. Még egy szóköz, mert ez idáig még csak a szám, és utána írt be a forintot, tehát nagy F, kis T és idézőjellel zárd be: „# ##0 Ft”
Aztán okézd le, és ezt másold le végig. Ez most tényleg szöveg, és hogyha ezt a mezőt használjuk majd fel, így fognak megjelenni a levélben az értékek.
