Mire való a Szűrő az Excel táblázatban?

A Szűrő feladata, hogy az Excel táblázatban lévő sok adatot a megadott kritériumok szerint leszűkítse.

Nézd meg a szűrőről készített videómat, töltsd le a gyakorlófájlt és csináld velem a feladatokat:

Szűrő bekapcsolása

A Szűrés funkció a Kezdőlap végén, a Rendezés és szűrés menüben van (gyorsbillentyűje Ctrl Shift L), vagy ha a Formázás Táblázatként (magyarul Ctrl R, angolul Ctrl T) használod, akkor automatikusan bekapcsolódik.

Mindenképpen a táblázat egyik (csak egy!) cellájából indítsd, és figyelj arra, hogy egy soros legyen a fejléc, és ne tartalmazzon egyesített cellát.

Szűrő használata

A fejlécek mellett megjelenő ‘nyilacska’ a szűrő. Ha rákattintasz egy nyílra, akkor megjelenik az adott oszlopban előforduló összes adat ábécé sorrendben. 

Minden opció előtt pipa szerepel. Ezeket ki be kapcsolva tudod szabályozni, hogy mit mutasson a táblázat.

Ha csak egy tételre vagy kíváncsi, akkor először kattints az Összes kijelölése előtti dobozba, hogy minden pipát eltávolíts, majd tegyél egy pipát a választott tétel elé és nyomd meg az Enter billyentyűt (vagy kattints az OK gombra).

1. Egyszerre akár több értéket is bepipálhatsz.
2. Bal alul mindig látod, hogy hány adat (rekord) felel meg a szűrési kritériumnak.
3. Jobb alul a ‘gyors értékek’ pedig a kijelölt cellákat összesítik. Szűrésnél csak a látszó cellákat tudod kijelölni, tehát az éppen leszűrt adatokról tudsz gyorsan információhoz jutni.
4. Szűréskor mindig bekékülnek bal oldalt a sorszámok, innen tudod, hogy aktív valamelyik szűrő.
5. Ha az adott oszlopot vissza akarod listázni, akkor kattint s ‘Szűrő törlése’ ikonra. (Ezt az ikont érdemes kitenni a gyorsmenüre is, így akár a teljes adatbázist könnyen vissza tudod listázni.)

Számszűrő, Szövegszűrő

Ha általánosabb feltételt akarsz megadni, akkor használd a Számszűrőt, Szövegszűrőt.

Számok esetében:

• Nagyobb, mint
• Nagyobb vagy egyenlő
• Kisebb, mint
• Kisebb vagy egyenlő
• Két érték között
• Toplista
• Átlag felett
• Átlag alatt

Szövegek esetében pedig:

• Kezdete
• Nem kezdete
• Vége
• Nem vége
• Tartalmazza
• Nem tartalmazza

Táblázat formátum és a Szeletelő

Ha a Táblázat formátumot használod, az automatikusan bekapcsolja a Szűrőt, és ezenkívül más módon is segíti a munkád. Ha sok adattal dolgozol, mindenképpen érdemes használnod. Nézd meg az erről szóló videómat:

A Szűrő grafikus verziója a Szeletelő, ami a Kimutatások mellett a 2013-as verziótól a Táblázat formátumban is elérhető:

Miért fontos a szűrés?

Jobban átlátod az adataid, nagy adatbázisban is megtalálod az éppen aktuális információkat pár kattintással – szükség szerint átnézheted, kimásolhatod, átírhatod, összesítheted. 

A szűrő az általános felhasználói tudás része, ezért mindenkinek érdemes tudni róla.

Már a szűrés ismerete is jelentősen gyorsítja a nagy adatbázisokkal való munkát. Erre épül a pivot tábla (kimutatáskészítés) funkció, amely igazán nagy segítségedre lesz az adatok rugalmas összesítésében. Ha szeretnéd igazán gyorsan összesíteni az adataidat, akkor gyere el az Adatelemzés workshopunkra!

Ha még korai egy tanfolyam, akkor rendeld meg az átfogó Excel Tankönyvet, így önnállóan is fejlesztheted magad, később pedig beszámítjuk a tanfolyamokba, workshopokba, ha személyes segítségünket szeretnéd kérni.

Olvasd el ezt is:

Szűrés gyorsan – a szűrő használata nélkül

23 tipp adatbázisokhoz