Kimutatás készítés COVID adatokkal

Ha ismered az Excel kimutatás készítés vagy más néven pivot tábla funkcióját, akkor könnyedén tudod elemezni, összesíteni az adataidat. Most erre fogok példákat mutatni. Alapul a 2020. szeptember 7-i COVID adatbázist fogom használni.

Excel Kimutatás készítés feladat

Az eredeti fájlt itt találod: COVID-19-adatok (2020.09.07)
A végeredményt pedig itt.

A cikk fejezetei:
A kimutatás készítés 3 előfeltétele
A kimutatás készítés lépései
Országonkénti kimutatás készítése
Kimutatás készítés dátumokkal
Hozz ki többet a kimutatásaidból

Nézd meg az anyagot videós formátumban! (A videóban látható lelkesedés kizárólag az Excelnek és a pivot tábla funkciónak szól – nagy kedvencem. Remélem, hogy Rád is átragad belőle.)

A kimutatás készítés 3 előfeltétele

Mielőtt hozzáfogsz a kimutatás készítéséhez, előbb 3 előfeltételt kell megvizsgálnod. 

1. Legyenek jók az adataid

Itt bővebben is írtam arról, hogy hogyan érdemes gyűjteni, rendszerezni az adatokat. Összefoglalva az a fontos, hogy egységes, átlátható, lista szerű adatait legyenek.

Ami nagyon fontos, hogy az első sorban mindig az oszlop elnevezése szerepeljen. Ezzel fogjuk ugyanis azonosítani a kimutatásnál is az adatokat.  

Jelentősen megkönnyíti a munkádat, ha az adatokat táblázat formátummá alakítod. Ennek a gyors gombja magyarban a Ctrl R, angolban pedig a Ctrl T. 41 ezer sorból áll a táblázat, ezt egyből becsíkozza az Excel.

A táblázat formátum előnyeiről is találsz egy külön videót, ha még nem ismered a funkciót, akkor mindenképpen nézd meg.

2. Ismerd a szűrőt

A ‘Táblázat formátum’ azért is hasznos, mert bekapcsolja a szűrőt. Ha nem ismered még a szűrőt, akkor javaslom, hogy mielőtt tovább mennél, mindenképpen nézd meg magáról a szűrőről szóló videómat.

Miért jó a szűrő?

Azért, mert könnyedén átláthatod az adataidat. Például az első oszlopban a dátumok szerepelnek. Ha rákattintok a szűrőre, akkor rögtön listázza, hogy milyen év, milyen hónapokból van eddig adat. A G oszlopban szerepelnek az országnevek. Sajnos a világ összes országából van már szinte eset. A K oszlopban a földrészeket találod.

Miért fontos ismerni a szűrőt?

Ha ismered a szűrőt, már ezzel is rengeteg információt le tudsz olvasni egy adatbázisból függetlenül attól, hogy 41000 adat szerepel benne.

Például rászűrv Európára, már csak 11000 adat marad, és rögtön a kijelöléssel és a gyors értékkel le lehet olvasni az összes halálozás számát.  Azért fontos a szűrés, mert alapvetően a kimutatásban is azokat az adatokat lehet összegyűjteni, amikre a szűréssel lehet szűrni.

3. Tervezd meg a kimutatást

A harmadik feltétel pedig az, hogy mielőtt nekilátnál a kimutatás készítésnek, előtte fejben vagy papíron tervezd meg, gondold át, hogy mit szeretnél látni a kimutatásban.  

Milyen szempontok szerint szeretnél összesíteni? Például földrészek szerint: Afrika, Amerika,Ázsia, Európa bontásban szeretnéd látni az adatokat. 

Milyen adatokat,hogyan szeretnél összesíteni?  Például a halálozásoknál lehet az összeget nézni, vagy lehet az átlagot is figyelni. Te magad döntöd el, hogy mit mutasson a kimutatásod.  

Ha ezeket átgondoltad, bele is vághatsz a kimutatás készítésbe! 

A kimutatás készítés lépései

Ha összefüggenek az adatait, főleg ha ezt a táblázat formátumot használod, akkor nem kell külön kijelölni az adatbázist,  automatikusan fogja az Excel az összes adatot figyelni. Igaziból az sem okoz problémát, hogy rászűrtél-e az adatokra vagy sem, hiszen az Excel látja a háttérben szereplő információkat is. 

Magát a kimutatás készítést a Beszúrás fülön találod meg, de ha éppen most kapcsoltad be a ‘Táblázat formátum’-ot, akkor akár a Táblázateszközök menü elejéről is elindítható a funkció.  Vagy a Beszúrás fül legelején találod a Kimutatás készítés ikont. Javaslom, hogy tedd ki gyorsmenüre is.

Ha rákattintasz a Kimutatás ikonra, akkor megjelenik a Kimutatás létrehozása panel.

Excel Kimutatás készítés - Kimutatás beszúrása

Láthatod, hogy ez Excel kijelölte a teljes táblázatot. Mivel ‘Táblázat formátum’-ot alkalmazok, ezért magát a nevet jelöli meg hivatkozásként, nem a konkrét cellákat. Illetve alapértelmezetten egy új munkalapra fogja beszúrni a kimutatást.

Ha jól indultál, és minden rendben van, akkor csak le kell okéznod ezt a panelt – az egérrel vagy az Enter gombbal.

Az Excel be is szúr egy új munkalapot, ahol baloldalt láthatod magának a kimutatásnak a területét,  jobb oldalt pedig a Kimutatásmezők panelt.

Ezt én most egy picit közelebb tettem. Itt alapvetően az eredeti táblázatban látható oszlop neveket találod. Ezért nagyon fontos, hogy minden oszlop el legyen nevezve és lehetőleg úgy, hogy magából a névből tudjál következtetni a tartalomra.

Elsőként nézzünk egy olyan kimutatást, ami kontinensenként mutatja az összes esetszámot.

Azzal, hogy bepipálom a kontinenseket, egyrészt megjelent a ‘Sorok’-nál egy gomb, ami tartalmazza az oszlop nevét, illetve a kimutatásterületen az A oszlopban felsorolja az abban az oszlopban található értékeket, azaz a kontinenseket. Ha figyeltél az előbb, amikor a szűrőt néztük, pont ugyanezek az értékek szerepeltek a szűrő opcióknál is. 

Nézzük meg, hogy milyen esetszámok tartoznak ezekhez a kontinensekhez. 

Elég csak bepipálni a megfelelő oszlopot (cases), automatikusan összegzi az Excel. Előbb Európát néztük, és valóban 3 877 368 érték szerepelt.

Érdemes az adatokat az érték szerint csökkenő sorrendbe rendezni. Alapvetően a pivot tábla mindig az ábécé sorrendet használja, de ha ezt is kitetted a gyors menüre, akkor egy kattintással átalakíthatod csökkenő sorrendbe.

Másrészt pedig érdemes az ezres csoportosítást is alkalmazni. Például itt a kimutatásban használhatod a jobbklikk Számformátum opciót, ami az összes adatot egyformán megformázza. Természetesen ezekből az adatokból készíthetsz grafikont is. 

Országonkénti kimutatás készítése

Nézzük meg még egyszer, hogyan kell kimutatást készíteni. Készítsünk országonként egy összesítést, amely a halálesetek számát mutatja. 

A kimutatás belsejéből indulsz: Beszúrás / Kimutatás parancs, vagy ha kitetted a gyors menüre oda is kattinthatsz. 

Újra kijelöli az Excel az adatokat, itt már elég csak egy Entert nyomni. Majd kattintsd be azokat a mezőket, amiket szeretnél összesíteni. Az országokat és a haláleseteket. 

Ismét ábécé sorrendben hozza az Excel az adatokat, de könnyedén átteheted szám szerinti csökkenő sorrendbe. Illetve megformázhatod ezres csoportosításban: itt is a Számformátummal, vagy kijelölés után a hagyományos módon (Cellaformázás vagy Ctrl Shift 1 a gyorsgombja).

Látható, hogy a legveszélyeztetettebb ország Amerika, ott volt a legtöbb haláleset,  utána pedig Brazíliában és Indiában. 

Hogyan lehet rászűrni a kontinensekre? 

Betehetjük a kontinenst is a kimutatásba. Bepipálhatom a kontinenseket is, ilyen esetben az új mező automatikusan a ‘Sorok’-nál fog megjelenni. Az ország alá írja a kontinenst, nyugodtan fogd meg a gombokat és cseréld meg.

Így máris az adott kontinensen belül listázza az országokat. Ezeket a plusz mezőket adott esetben át lehet tenni az ‘Oszlopok’-hoz. Jelen esetben kevésbé van értelme, hiszen egy ország csak egy kontinensen fordulhat elő. Inkább azt javaslom,  hogy helyezd a kontinenseket a szűrőkre. 

Mire jó ez a szűrő mező?

Arra, hogy például rászűrhetek, hogy csak Európa országait lássam és azon belül a halálesetek szerint csökkenő sorrendben lássam az európai országokat. Rögtön meg lehet nézni, hogy ki az első öt legveszélyeztetettebb ország. 

Kimutatás készítés dátumokkal

Mi a helyzet Magyarországgal? Már a táblázatban is rá lehet szűrni Magyarországra, akár a pipálással, akár a keresőmező segítségével. Az Excel tudja a dátumokat is kezelni. Akár napi szinten megnézhetjük az esetek számát, vagy akár hónapok szerint csoportosítva is.

A gyorsmenüre kattintva beszúrok egy harmadik fület és bepipálom a dátumokat. Bekerült a dátum a sorokhoz és rögtön be is csoportosította az Excel évre, negyedévre és hónapokra.

A nyitó-csukó gombok segítségével lehet is nyitni-csukni. Ha a negyedév nem kell, nyugodtan ki is dobhatod. Ha szeretnéd például az évet  átrakhatod az ‘Oszlopok’-hoz. Például a cégednél is összehasonlítod az egyik egyik éves forgalmat a másik éves forgalommal,

Fontos megérteni azt hogy az Oszlopok és a Sorok mutatják mindig a kimutatásnak a tengelyeit, vagyis azokat a kategóriákat, amelyek szerint összesíted az adatokat. Ide mindig  azok a mezők kerülnek amikre szűrni is tudsz.

Tegyük hozzá a Kontinenst a szűrőhöz, és rászűrök ugyanúgy Európára. Nézzük az új esetek számát. Kijelölöm a számokat (Ctrl Shift lefele nyíl), majd a Ctrl Shift 1 billentyűkombinációval formázom meg az ezres csoportosítást, és aztán leszedem a tizedesjegyeket az ikon segítségével.

Itt is be lehetne tenni az országokat az oszlopokhoz és egymás mellett összehasonlítani azokat. Ki lehet jelölni két-három országot. (Sajnos hiába szűrtem rá Európára, ugyanúgy mutatja az összes országot) Bepipálom Magyarországot és mellé mondjuk Olaszországot és Franciaországot.

Akkor tedd az oszlophoz a címkét ha tételesen szeretnéd összehasonlítani az adott kategóriákat. Ahogy látod, itt a kimutatáson belül is tudsz szűrni, nem kell rögtön 50 országot összehasonlítani, hanem leszűkítheted az általad keresett 3-5 országra.

Ugyanígy a céged esetében is ki tudod választani azokat a kulcs munkatársakat vagy kulcs termékeket, esetleg partnereket, akiket szeretnél részletesebben összehasonlítani. 

Ha viszont csak egy országnak az értékét szeretnéd látni, akkor kiteheted a szűrő mezőbe is az országot. 

Hozz ki többet a kimutatásaidból

Amint látod, nagyon sok lehetőséget kínál az Excel arra, hogy elemezd az adataidat. A kulcs az, hogy legyenek adatait és jól legyenek struktúrába az adataid. 

Nézd meg a Koronavírusról készített elemzésemet, és próbáld meg Te is létrehozni: Koronavírus adatok napról napra

Ha szeretnél többet tudni a kimutatás készítésről, akkor

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés.

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Excel Titok olvasás- oktatás, könyv

Könyv áráért Excel könyvtár

Jelenleg a klubban rengeteg azonnal használható gyakorlatias tipp van. Nem kell órákig keresned a megoldást Itt megtalálod, ami kell a munkádhoz.

Excel Titok fejlődés- oktatás, könyv

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Előléptetés, nagyobb megbecsülés vagy több szabadidő? Ezt fogod elérni, mert ha elakadsz a Klubban kérdezhetsz és tanulhatsz.

Excel Titok közösség - oktatás, könyv

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Szeretnél egy támogató közösség tagja lenni, akik ugyanúgy lelkesednek az Excelért, mint Te?

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on email
Email
Share on tumblr
Tumblr
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?​

Írj üzenetet!

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés. Magasabb fizetés és több szabadidő!

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Excel Titok fejlődés- oktatás, könyv

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Excel Titok olvasás- oktatás, könyv

Könyv áráért Excel könyvtár

Excel Titok közösség - oktatás, könyv

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Rólunk mondtátok:
Szinte észrevétlenül szedtem fel a tudást.

Általad nagyon hamar sikerült jó barátságba kerülnöm az excellel. Hála a profi módon összeállított tematikának, szinte észrevétlenül szedtem fel a tudást.

Ha ajánlanom kellene valakinek a tanfolyamot, egy mondatban, azt írnám: Ez egy olyan tanfolyam ahol többet kapsz, mint gondolnád!

I'will back soon.

Tadeusz

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

Legutóbbi bejegyzések

Kövess minket Facebookon!

Ezt olvastad már?

Excel kérdezz – felelek élőben

Solya a koronavírus járványra való tekintettel vállalta, hogy 3 x 60 percben élőben ott lesz a Facebookon és válaszol az ott (vagy korábban) feltett kérdéseitekre. Nézd …

Tovább olvasom →

Hogyan lehet az oszlopokat mozgatni?

Gyakran kérdezik tőlem, hogyan lehet az oszlopokat mozgatni, vagy lehet-e 2 oszlopot megcserélni az Excelben? Ha tehetem, inkább a billentyűzetet használom, de ez pont az a …

Tovább olvasom →

Kövesd Excelben a Foci VB 2018 mérkőzéseit!

A foci VB 2018 mérkőzéseinek követése remek lehetőség az Excel gyakorlására is! Készíts saját táblázatot az eredmények és a továbbjutók rögzítésére, vagy keress egy kész sablont …

Tovább olvasom →