Gyakori kérdés, hogy hogyan lehet megoldani azt, hogy az egyik adat az egyik táblázatban van, a másik adat egy másik táblázatban. Viszont jó lenne az adatokat az egyik helyről a másik helyre átpakolni. Gyakran ez az árak vagy a raktárkészlet egyeztetésekor jön elő, de szinte bármilyen probléma kapcsán találkozhatunk ilyen feladattal.
A megoldáshoz érdemes ismerni az FKERES függvényt (angolul VLOOKUP). Ezzel könnyedén vihetsz át adatot egyik táblázatból a másikba. Nézd meg ezt az FKERES alapok videót, vagy olvass tovább. A cikk végén találsz egy másik videót is, amiben angol nyelvű Excelen mutatom meg a VLOOKUP beírását – méghozzá úgy, hogy ott 2 külön fülön van a 2 táblázat.
Az egyszerűség kedvéért most egymás mellett található az a két táblázat, amiből adatokat szeretnék átvinni egyikből a másikba. De az életben gyakran ez külön füleken található. Ugyanígy működik az FKERES függvény a fülek között is.
Miért jó az FKERES függvény?
Általában nem ugyanaz a két táblázatnak az adattartalma. Hiszen, ha ugyanazok az adatok lennének mind a két táblázatban, akkor elég lenne sorba rendezni az adatokat és Copy-Paste-vel áttehetnéd egyikből a másikba.
Gyakran az egyik táblázatban jóval több az adat, vagy szinte ugyanannyi, csak 1-2 eltérés van.
De az is előfordulhat, hogy pontosan ugyanaz van a két táblázatban, de valami miatt nem szabad átrendezni a sorrendet. Vagy pont az a gond, hogy állandóan változik a sorrend…
Minden ilyen esetben az FKERES függvény a megoldás
Érdemes tudni az FKERES-ről, hogy onnan kapta a nevét, hogy függőlegesen keres, azaz föntről lefelé.
Elsőre bonyolultnak tűnhet, de igaziból a normál, józan paraszti észre épít a függvény is, úgyhogy ha nem megy magától, akkor azt javaslom, hogy próbáld meg ‘fapadosan’ megoldani – és legalább az első pár cellát töltsd fel kézzel.
Fapados keresés, azaz az FKERES függvény logikája
Hogyan oldanád meg a feladatot, hogyha nem ismernéd az FKERES függvényt? Gondold végig, keresd is ki az első nevekhez tartozó adatokat:
Az első sorban Barna Zsoltnál keressük azt, hogy milyen szakra jelentkezett és melyik évben született. Ha Ctrl F-fel rákeresel Barna Zsoltra, akkor láthatod, hogy matematikára jelentkezett és 1970-ben született.
Egy egyszerű Ctrl C – Ctrl V-vel visszamásolhatod az adatokat.
Utána jöhet is a következő ember: Szita Gábor. Rákeresve a névre kiderül, hogy magyar szakra jelentkezett és 1965-ös születésű.
Ez így elég időigényes feladat! Szerencsére nem is kell sokáig csinálni!
De fel kell ismerni a mintázatot: megérteni, hogy mindig van egy olyan adat, ami a két táblázatban ugyanaz, és ezáltal összekapcsolja a táblázatot. Ez jelen esetben a név.
Az FKERES függvény majd függőlegesen fog keresni és a ‘segédtáblázatban’, azaz az I oszlopban végig fogja nézni az összes nevet. Itt egészen addig fog menni (fentről lefelé), amíg meg nem találja pl. Szita Gábort. Amikor megtalálta Szita Gábort, akkor azzal beazonosította a második táblázatból Szita Gáborhoz tartozó sort, adatokat.
Utána már csak azt kell megmondani a függvénynek, hogy a táblázaton belülről hányadik adatot adja vissza eredményként:
Ha itt 1-est adsz meg, az azt jelenti, hogy önmagát (a nevet) kéred vissza, aminek akkor van értelme, amikor csak azt akarod ellenőrizni, hogy megvan-e az adat a másik táblázatban.
De kérheted a második oszlopból a várost, a harmadik oszlopból a magyar szakot, vagy a negyedik oszlopból az évszámot is. Tehát ezt kell majd megadni a függvénynek is.
Általában a függvények beszúrásáról
Függvényeket többféleképpen lehet beírni. Amíg nem vagy egészen magabiztos, addig nyugodtan használd a függvénybeíró panelt.
Alapvetően azt javaslom, hogy tanuld meg kézzel gépelni a függvényeket, mert minél gyorsabban tudod a függvényeket gépelni, annál könnyebben, egyszerűbben fogod tudni egymásba ágyazni is őket.
Ugyanúgy, mint a képleteket, plusz jellel vagy egyenlőségjellel kell kezdeni, és ha tudod a függvény nevét, akkor egyszerűen csak kezdd el begépelni. Ahogy beírod az FK betűket, nem is marad más választás, mint az FKERES függvény. Ezt a Tab-bal – ami a billentyűzet bal oldalán a nulla alatt található -, tudod beszúrni, így bekerül a függvény neve és a nyitó zárójel is.
Fontos, hogy a függvénynek a felépítése mindig egy név és a zárójelek között a bemeneti adatok.
A cella alatt a szürke súgómezőn mutatja is az Excel, hogy milyen részekből áll össze a függvény.
Ha számodra egyszerűbb a beíró panelt kitölteni, akkor kattints a Szerkesztőléc előtt található fx gombra, és töltsd ki a felugró ablakban az adatokat.
Az FKERES függvény felépítése
Az első adat, amit kér a függvény, a ‘Keresési_érték‘. Itt kell emlékezned arra, hogy korábban hogyan kerestél: megnézted azt, hogy Barna Zsolt szerepel a neveknél, és rákerestél a másik táblázatban, hiszen Barna Zsolt köti össze a két táblázatot.
A ‘Keresési_érték’ mindig a közös adat lesz! Fontos, hogy sose azt kérdezd, hogy kit keresek, vagy mit keresek, vagy ne arra koncentrálj, hogy a felvételi pontszámot keresem, vagy a szakot keresem. Hanem mindig úgy tedd fel a kérdést, hogy kihez tartozó adatot keresem? Tehát kinek a szakját keresem most vagy kinek a születési évét keresem most. A válasz akkor egyértelmű lesz, hogy Barna Zsolt.
Ezután jön a ‘Táblázat’, itt kell megadnod azt a táblázatot, ahol az extra információk vannak. Itt a példában az I-től az N oszlopig tart, nyugodtan jelölj ki oszlopokat. Régen ez egy picit belassíthatta a függvényt, de ma már nem okoz gondot. Sokkal egyszerűbb, hogyha oszlopokat jelölsz ki, mint cellákat. (Ha mégis cellákat jelölsz ki, akkor ne felejtsd el dollározni!)
3 dolog, amire a tartomány kijelölésnél figyelned kell:
- a függvény mindig csak a kijelölt cellákat látja, azaz minden fontos adat legyen benne
- mindig egybefüggőnek kell lennie, nem jó, ha Ctrl-lal külön akarod kijelölni a 2 oszlopot, folyamatosan kell az I-től az N-ig (vagy akár tovább is)
- mindig a kijelölés első oszlopában keress – azaz itt a példában a név (I) oszloppal kell kezdeni a kijelölést.
Az FKERES függvény függőlegesen föntről lefelé végigszalad a kijelölt piros tartomány első oszlopában (I oszlop). Itt fogja keresni és megtalálni Barna Zsoltot, és egy úgynevezett index-szel, azaz egy számmal mondhatod meg azt, hogy a harmadik oszlopból kéred a ‘Szak’-ot. Tehát az ‘Oszlopindex’ 3 lesz.
A végére még kell egy technikai szám, amit hivatalosan ‘[Tartományi_keresés]’-nek hívnak. Ez szövegek esetén a HAMIS, vagyis a nulla lesz. Javaslom, hogy jegyezd meg a nullát, sokkal könnyebb beírni. Honnan tudod megjegyezni? Hogy zéró-tolerancia van! 🙂
Azaz, ha Barna Zsoltot adod meg az egyik táblázatban, akkor pontosan Barna Zsoltot szeretnéd megtalálni a másik táblázatban is. Tehát nincs elírás, nincs engedékenység, nem jöhet szóba más, csakis kizárólag karakterre pontosan – zéró toleranciával – Barna Zsolt.
Ha csak egy függvényt írsz be, akkor ezen a ponton nyomhatod is az Entert, az Excel ki fogja tenni a záró zárójelet és végig lehet másolni a táblázaton. Itt akár a lemásolásra, akár az oszlopszélesítésre nagyon praktikus az egeret használni és duplakattot nyomni.
Keresés a másik oszlopra vagy másik fülről
Keresd meg az évszámot is. Kezdd el beírni: +FK, majd a Tab-bal be tudod szúrni az FKERES függvényt.
Jöhetnek a függvény részei: Mi alapján keresel? A név alapján, azaz itt is a B2 lesz a ‘Keresési_érték’. Utána jelöld ki a tartományt, ahol meg van adva az információ. Még írd be, hogy a 4. oszlopban van az évszám, és teljes egyezéssel (azaz 0) keresel.
Kész is a függvény: =FKERES(B2;I:L;4;0)
Így elsőre logikus a függvény. Viszont sokat kell gyakorolni, hogy tényleg magabiztos legyél és elkerüld a leggyakrabban előforduló FKERES hibákat! Ha szeretnél további feladatokat és segédanyagokat, akkor gyere a VIP Klubba, ahol gyorsan segítünk, ha elakadsz az Excellel.
Ha másik fülön van a segédtáblád, akkor is ugyanúgy működik az FKERES. Erről készítettem egy 3,5 perces videót. Itt ráadásul angol Excelt nyitottam meg, így a ‘VLOOKUP’ használatára is láthatsz egy példát:
Angolul eltérő, hogy vesszőt vagy pontosvesszőt használnak a függvények, erre figyelj oda. Így néz ki az FKERES vagy VLOOKUP függvény, ha másik fülre hivatkozol:
=VLOOKUP(A2;árlista!B:F;5;0) vagy
=VLOOKUP(A2,árlista!B:F,5,0) vagy
=FKERES(A2;árlista!B:F;5;0)
#HIÁNYZIK hibaérték az FKERES függvény eredményeként
Ha valahol nem találja meg az adatokat a függvény, akkor a #HIÁNYZIK hibaértéket adja ki.
Ennek egyik oka lehet, hogy véletlenül egy karakter elütés van, ami lehet akár egy dupla szóköz is, vagy ha egy ékezetet véletlenül elírsz.
Ha erre rájössz és kijavítod, akkor egyből be is hozza az adatot.
Természetesen, ha valakit nem talál meg a függvény, akkor semmilyen adatot nem fog tudni visszaadni róla – se a szakot, se az évszámot. Akiket nem találtál meg, azokra érdemes rászűrni és külön, manuálisan utánanézni, ellenőrizni.
Teljesen normális, hogy lesz néhány hiányzó érték, hiszen a két táblázat nem egyforma. Ilyenkor a való életben is neki kell állni nyomozó munkát folytatni, hogy adott esetben miért nincs meg az egyik ember a másik táblázatban.
De egyszerűbb 7 adatnak utánajárni, mint 300 adatot egyesével keresgélni-másolgatni.
Ha zavar a #HIÁNYZIK hibaérték, könnyen lecserélheted a HAHIBA vagy HAHIÁNYZIK függvényekkel.
Viszont ha láthatóan sok a téves hibaérték, pl. olyankor is, amikor biztosan szerepel a másik táblázatban az adat, akkor nagy valószínűséggel elkövetted a leggyakrabban előforduló FKERES hibák egyikét.
FKERES függvény gyakorlás
Ha szeretnél további gyakorló feladatokat, akkor várlak a VIP Klubban, ott rendszeresen osztok meg különböző feladatokat, illetve ha bármi kérdésed van az Excellel kapcsolatban, azt bátran felteheted, biztos, hogy gyorsan válaszolok én vagy a kollégáim.
További hasznos tippekért és praktikus billentyű-parancsokért rendeld meg a Kezdő & Haladó Excel tankönyvet. Vagy várunk a VIP Klubban és az egyéni Excel oktatáson, vagy a csoportos Excel tanfolyamainkon, ahol személyesen segítünk a tanulásban.
