Miért nélkülözhetetlen az Excel akkor is, ha van szoftvered?
Az adatok ma minden cég életének középpontjában állnak. Legyen szó KKV-ról vagy nagyvállalatról, mindannyian egyre több adatot gyűjtünk ügyfelekről, folyamatokról, értékesítésről. Ez egyrészt hatalmas lehetőség, másrészt komoly kihívás is.
Miért jó, ha az adatok szoftverben vannak?
7 évig dolgoztam egy szoftverfejlesztő cégnél, így magam is „szoftver-párti” vagyok: egy jó rendszerben az adatok biztonságban vannak:
- Jogosultságokat lehet beállítani (ki mit lát, mit szerkeszthet).
- Automatikus mentések védik az adatokat.
- Nem fordul elő, hogy valaki véletlenül kitöröl egy fontos képletet, mint az Excelben.
Jogosan merül fel a kérdés: ha ma már szinte mindenre van szoftver, miért használjuk még mindig az Excelt? Azért, mert nincs „egyetlen tökéletes szoftver”, a különböző funkciókra más-más szoftver való. és így több felületen gyűlnek az adatok.
Egy átlagos KKV-ban 3-5 külön rendszert biztosan használunk:
- CRM az ügyfelekhez és hírlevelekhez,
- számlázó-program a számlák kiállításához,
- banki felület a kifizetésekhez,
- logisztikai rendszer a szállítások menedzseléséhez,
- nálunk az oktatásban például felnőttképzési adminisztráció is van.
Ezek a rendszerek jobb esetben össze vannak kötve, és átadják egymásnak az adatokat, így nem kell duplán rögzíteni. De ha egyben akarod látni az adatokat, akkor jön képbe az Excel, mint a legkézenfekvőbb és legegyszerűbb eszköz.
Miért kell mégis az Excel?
Az Excel az a „kapocs”, ami össze tudja gyűjteni a különböző rendszerekben pihenő adatokat.
- Ha három külön rendszerben vannak a megrendeléseid, számláid és kiszállításaid, Excelben tudod ellenőrizni, hogy minden rendben lefutott-e.
- Ha egy szoftver nem engedi nyilvántartani az összes adatot (pl. egyedi kedvezmények, terméktulajdonságok, stb), Excelben vezetheted az extra infókat, és a „fő” info alapján könnyen kiegészítheted.
- Ha összesítéseket, kimutatásokat akarsz készíteni, sokszor egyszerűbb Excelbe exportálni, mint a szoftver saját riportjait bogarászni.
- Az adatrögzítés során gyakran fordulnak elő elírások. Ezeket is könnyebb lehet Excelben javítani, maj visszaimportálni az adatokat.
Az adatok értelmezése – itt kezdődik a varázslat
Felhasználóként gyakran „űrlapban” gondolkodunk: ügyfélnév, e-mail, cím, telefonszám. Így visszük fel a rendszerekben az adatokat, vagy így töltjük ki a weben is az adatokat.
A háttérben azonban ezek az adatok egy nagy Excel-táblázatban gyűlnek, méghozzá egymás alatt, soronként (rekordként). Pontosan az ilyen struktúrákat, Exceleket lehet könnyen szűrni, és kiolvasni a fontos információkat. Pl, ha azt szeretnéd megtudni:
- hány új ügyfeled van egy hónapban,
- kik azok, akik vásároltak, de régóta nem tértek vissza,
- hány érdeklődő van, akik még nem vásároltak semmit,
- mennyi a kis- és nagy ügyfelek, vagy az egyes termékek aránya.
Minél többet nézegeted az adataidat Excelben, annál több kérdésed lesz, és annál pontosabban fogod érteni, mi történik valójában a cégedben.
Miért érdemes foglalkozni az adatelemzéssel?
Az adatmennyiség rohamosan nő – minden évben több adatot gyűjtünk, mint az előzőben. Ezért az a vezető vagy munkatárs, aki érti az Excel alapú adatelemzést, óriási előnyben lesz.
Az Excel nem helyettesíti a szoftvereket, hanem kiegészíti őket: átláthatóvá teszi, összehasonlíthatóvá varázsolja az adatokat, és segít döntést hozni.
Ezért mondom mindig: a szoftver a biztonság, az Excel a szabadság. A kettő együtt működik igazán jól.
Értsd meg jobban az adataidat
👉Szűrő használata
👉Szeletelők használata
👉Adatgyűjtés sok kicsi helyett egy nagy táblázatban
👉Kimutatáskészítés (pivot tábla)
👉Műszerfal készítés
👉Power Query minta feladatok
Tanuld meg workshopjainkon, hogyan automatizálhatod az adatgyűjtést, -átalakítást és az adatelemzést:
