Sajnos állandó kihívás számomra a rendrakás, ezért mostanság több ezzel kapcsolatos sorozatot is megnéztem. Talán Te is ismered-hallottál Marie Kondoról és a módszeréről.
3 dolgot is tanultam, ami nemcsak a fizikai tárgyak rendszerezésénél, de az Excel táblázatokkal kapcsolatban is hasznos lehet számodra.
1. Válogatás, selejtezés
Marie módszerében az elején egy kupacba kell gyűjteni az összes ruhát (majd könyvet, iratot, stb.), majd egyesével dönteni arról, hogy mit tartasz meg (mi okoz örömöt), és mit engedsz el. Az, hogy egyben látod a nagy képet, segít felismerni, hogy mennyi felesleges tárggyal rendelkezel, így az elengedés, változás is könnyebb.
A legtöbb cégben csak úgy hemzsegnek az Excel táblák. Van, amire csak pár percig van szükség egy gyors számoláshoz, de sokszor évtizedekre is be tud ragadni egy-egy jónak tűnő táblázat.
Ráadásul az Excelekben hajlamos lehetsz ugyanazt az adatot több táblázatban is vezetni.
Ezért érdemes a cég legfontosabb területeit kilistázni (pl. HR, értékesítés, stb.), és az adott területhez tartozó adatokat sorra venni, átnézni, miért, milyen adatokat gyűjtesz.
Fontos végiggondolni azt is, hogy ki gyűjti be először az adott adatot, és pontosan hová rögzíti (szoftverbe vagy Excel táblába, ha Excelbe). Illetve, hogy a későbbiekben kinek lehet még szüksége az adatokra, és hogyan fog hozzáférni (szoftveren belül van-e jogosultsága, Excel tábla esetén közös vagy hozzáférhető-e a fájl).
Ezután tételesen nézd/nézzétek végig, hogy szükséged van-e minden Excel táblázatra, vagy van olyan fájl, ami feleslegessé vált. Például felesleges a kollégák / ügyfelek adatait külön is vezetned, ha benne van – és kiexportálható – a bér / crm programból.
2. Legyen meg mindennek a helye
Személy szerint nekem sokat segít a selejtezésben, hogy a rendelkezésre álló teret eltervezem előre: melyik részen mit szeretnék tartani. Az adott részre csak annyi tárgyat engedek, amennyi kényelmesen elfér.
A munkádban is fontos az adatokkal kapcsolatos folyamatokat előre eltervezni és összeírni. Ez persze időigényes, de cserébe akár tiszta lappal is kezdhetsz, ami használhatóbb rendszert eredményez.
Így például azt, ahogy az előbb is említettem, hogy melyik adat kinél / hol keletkezik. Milyen adatok kerülnek be a nyilvántartó/ügyviteli programokba. Szerencsére a legtöbb program rendelkezik export funkcióval, így bármikor hozzájuthatsz az adatokhoz Excel formátumban is.
Milyen extra események kapcsán változhatanak, lehet szükség még újabb adatokra – ilyenkor hogyan történik az adatgyűjtés (kinek a feladata, hol lesz az információ helye, stb). Ha adatváltozás van, akkor szükséges-e tovább tárolni az előző adatokat is, vagy elég mindig csak a legfrissebb.
Például ügyfeleknél:
- érdeklődés / árajánlat
- megrendelés
- reklamáció, visszaküldés
- következő vásárlás
- továbbajánlás
- adatváltozás (pl. cégadatok, kapcsolattartó személye)
- stb.
Vagy munkatársaknál:
- belépés
- fizetésemelés
- szabadságigénylés
- munkakörváltás
- adatváltozás (pl. személyigazolvány, telefonszám)
- felmondás
- stb.
Sokszor vannak olyan lényeges adatok, amelyeknek nincs helye a programban, ezért pluszban kell vezetni. Ilyenkor azt döntsd el előre, milyen kulccsal lehet hozzákapcsolni a többihez. Például a termékek esetén logikus a cikkszámot használni erre. Személyek, cégek esetén pedig hasznos lehet az adószám.
Azt is érdemes lehet előre elgondolni, hogy kinek a feladata az adatok ellenőrzése, karbantartása, összesítése – illetve ezt milyen gyakorisággal tegye (legyen naprakész minden, vagy elég havonta erre időt szánni).
Az adatgyűjtésnél az is kérdés, hogy milyen struktúrában legyenek az adatok: könnyebben áttekinthető mátrixokban, vagy hosszú listákban? Alapvetően az utóbbit javaslom, de a jó hír, hogy az Excel segítségével könnyen lehet oda-vissza alakítani az adatokat, ha azok (és a fent említett folyamatok) már megvannak.
Átgondolt táblázatokkal egyszerűbb az automatizálás is
Első lépésben már azzal is sokat automatizálhatsz, ha Táblázat Formátumú sablonokat hozol létre, így csak egyszer kell kialakítani a struktúrát. Ezen belül már összeollózhatod a hetente / havonta változó / bövülő (programból kinyert adatokat) és a kiegészítő fix adatokat igény szerint (keresőfüggvényekkel, pl. FKERES). A kimutatások (pivot tábla) segítségével pedig összesítheted, alakíthatod az adatokat, így könnyen előállíthatod azokat az információkat, amelyeket korábban bonyolultan vezettél.
Ha ez már jól megy, a következő szinten az adatok áramlását is automatizálhatod (a Power Query segítségével), így gyakorlatilag gombnyomásra frissülhetnek a táblázataid.
3. A rendrakás egy folyamat, ami Téged is átalakít
Természetesen nem megy az átalakulás egyik pillanatról a másikra. Marie Kondo jellemzően 28-35 napig dolgozik együtt az ügyfeleivel. 1-2 hetente találkoznak, amikor személyesen segíti őket tanácsokkal, illetve kiadja az új feladatot. (Bizony, a klienseknek maguknak kell elvégezni a munkát.)
Az elején sokszor reménytelennek tűnik a helyzet, viszont a végén mindenki arról számol be, hogy teljesen átalakult a tárgyakhoz való viszonya, hatalmas megkönnyebbülést és örömet érez.
Sokan az Excel táblákhoz is mumusként állnak hozzá. Azonban a módszeres tanulással ez ugyanúgy átalakítható egy ‘baráti kapcsolattá’, és akár örömteli is lehet az Excellel való munka.
Ezért ajánljuk mi is az intenzív tanfolyamok helyett a 4-5 alkalmas egyéni tanulást, vagy a 9 héten keresztül tartó csoportos Excel tanfolyamainkat. Így van idő, hogy ülepedjen az anyag, és a ‘lelki átalakulások’ is megtörténjenek.
