Mátrix az Excelben

Gyakori “hiba”, amit cégeknél látok, hogy a követni, elemezni szánt adatokat “mátrixos” formátumban gyűjtik – nem pedig adatbázisként.

Látszólag egyszerűbb, hiszen azonnal átlátható, értelmezhető az adat, viszont hosszabb távon már nehezen követhető a sok kis táblázat.

Totális nézőpontváltásra van szükség az adatgyűjtésben

Ugye emlékszel a jelenetre, mikor Neo bekapja a piros pirulát, belép a Mátrixba, és egy új világ tárul fel előtte, az Igazság pillanata… Már korábban sejtette, hogy van “valami”, de az akkori tudásával nem tudta volna megérteni.

Ugyanígy az Excelben is nehéz elsőre megérteni, hogy mi az előnye az “adatbázisnak” a lényegretörő és átlátható “összesítő táblázatokkal” szemben, de az elején “be kell venni a pirulát”.

Lehet, hogy ez elsőre teljesen bizarr, és totálisan felforgathatja az eddigi világképedet – mármint ami a számokkal és adatokkal (azaz az Excellel) kapcsolatos – de higgy nekem!

Ezért egy közérthető esetet mutatok:

Egy hétköznapi példa: NAPTÁR

Ha most azt kérném Tőled, hogy készíts 2020-ra egy havi nézetes naptárat, akkor valószínűleg nekiállnál megrajzolni azt az elrendezést, ahogyan korábban a falinaptárakon megszokhattad: a vízszintes tengelyre felírnád a napokat (hétfőtől vasárnapig), és megnéznéd, hogy 2020. január 1-je milyen napra (szerda) esik.

Tehát beírnád az első sor szerdájához az 1-jét, majd folytatnád a számozást vasárnapig (jan 5), majd a második sorba 6-től 12-ig, és így tovább egészen 31-éig.

Csakhogy már az első hónap elkészítése elég unalmasnak tűnik, ugye? 
Mikorra lesz kész a december?
Minimum egy fél délután, ha nem egy napos munka…

Gondolj bele, hogy a 12 hónap megrajzolása mekkora energiát igényel…
Mindez pedig ablakon kiszórt pénz, mivel nem egy sablont készítesz, amit később fel tudnál használni. (Hiszen jövőre gyakorlatilag kezdhetnéd az egészet előlről, szinte a nulláról…)

Csak halkan kérdezem: Vajon hány ilyen felesleges kört futsz a cégeddel? Amikor a szabadság vagy munkaidő nyilvántartást készítitek, vagy csak a heti forgalmi adatokat, készletfogyásokat rögzítitek… Mennyit érne meg egy egyszerűbb modell, ami leveszi a válladról a felesleges munkát?

Az igazi probléma az, hogy nem rendszerben kezdesz gondolkozni. 
Nem nézel az adat mögé, hogy mi az igazi információ, és miként érdemes azt tárolni.

De ez nem a Te hibád!

Hiszen ezt eddig sehol senki nem mutatta meg. Sehol nem tanítják, hogy miként nézz az összefüggések mögé… Mindenre magadtól kell rájönnöd, és érthető, hogy az ismerős formák, “sablonok” felé indulsz el.

Ráadásul az agyunk is jobban értelmezi az adatokat mátrixokban – azaz 2 dimenziós táblázatokban. Mint a naptárban: az oszlopokban vannak a napok, és a sorok jelentik a heteket.

Mert így logikus és könnyen átlátható.

De azt eddig senki nem mondta, hogy a pillanatnyi öröm hosszabb távon sok kínos pillanatot eredményezhet. Mert a feladatok bizony ismétlődnek, és lesz másik hónap, másik év… Néha viszont heti vagy napi, netán negyedéves nézetre lesz szükséged.

Ha nem akarsz elveszni a számok és a papírok között, akkor itt az idő:

Vedd be a piros pirulát…

és ismerj meg egy új gondolkodást, ami a jövőben számtalan helyzetben fog egyszerűbb megoldást adni a kezedbe.

De ehhez el kell engedned a saját “mátrixos” gondolkodásodat.

Ugyanis csak így fogsz tudni örök-naptárat – azaz hosszú távon működő táblázatokat – készíteni

  1. Első lépésként szükséged lesz egy listára, ami az alap adataidat tartalmazza – a leginformatívabb egységet, és annak tulajdonságait. Jelen esetben az év napjairól van szó.
  2. Ezekhez az adatokhoz kell hozzárendelned az információkat – most azt, hogy melyik milyen napra és hányadik hétre esett. (Szerencsére az Excel beépítve tartalmazza az összes dátumról ezeket az adatokat, így ezzel most nem kell komolyabban foglalkoznod.)
  3. Most már csak annyi a feladat, hogy az adatokból értelmezhető információt nyerj ki, méghozzá az ízlésednek megfelelő mátrixba rendezve. 

    Viszont erre van egy eszköz az Excelben: ez pedig a pivot tábla. A pivot lényege, hogy Te határozod meg, hogy mi kerüljön a táblázat tengelyeire, ráadásul nemcsak rugalmas, hanem szemtelenül gyors is!

Ezt érted? Nem vagyok benne biztos, ezért elmondom más szavakkal, hiszen a nehéz megérteni tapasztalat nélkül: ha elengeded a mátrixos elrendezést, és áttérsz a folyó adatok tárolására, akkor azokból pár kattintással annyi mátrixot készíthetsz a pivot segítségével, amennyit csak szeretnél!

Mint ahogy a napokból bármilyen elrendezésű naptárat tudsz készíteni: napi / heti / havi bontásban mátrixos vagy listás elrendezésben.

De hogy kézzel foghatóbb példát is mondjak, innentől akár havi munkaidőnyilvántartásos elrendezést is készíthetsz, és automatizálhatod a titkárnőd munkáját.

Sőt, mivel “örök” a modell, ezért jövőre is működni fog. A napok ugyan változnak, de az Excel szó szerint egy gombnyomásra lefrissíti a “nézeteket”.

Ez igaz a céges adataidra, de akár a magán költségvetésedre is: ha jól struktúrálod az adataidat, akkor később bármilyen lekérdezést tudsz belőle csinálni…

Hihetetlen és fájdalmas

Tudom, hogy nehéz átlépni a Mátrix túloldalára, de szeretném, ha elhinnéd nekem, hogy létezik az Excelben ez a bizonyos pivot csoda – és érdemes bevenni a piros pirulát, mert rengeteg módon hasznodra lesz! 

Lehet, hogy most azon gondolkozol, hogy ha ez igaz, akkor iszonyúan sok időt veszítettél eddig azzal, hogy külön listákat vezettél.

Próbáld meg elengedni ezt a fájdalmat, és inkább gondolj inkább arra, hogy a jövőben mennyi időd szabadulhat fel. 

Csak gyere el egy adatelemzés workshopra, ahol az alap technikákon kívül megtanítom neked azt is, hogy hogyan tudsz olyan műszerfalat készíteni, amivel egyből látod az adataidból a számodra fontos információkat.

Ismered ezt az 5 szűrő trükköt?

Hogyan készülj az Adatelemzés – pivot workshopra?

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés.

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Jelenleg a klubban rengeteg azonnal használható gyakorlatias tipp van. Nem kell órákig keresned a megoldást Itt megtalálod, ami kell a munkádhoz.

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Előléptetés, nagyobb megbecsülés vagy több szabadidő? Ezt fogod elérni, mert ha elakadsz a Klubban kérdezhetsz és tanulhatsz.

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Szeretnél egy támogató közösség tagja lenni, akik ugyanúgy lelkesednek az Excelért, mint Te?

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on email
Email
Share on tumblr
Tumblr
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?​

Írj üzenetet!

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés. Magasabb fizetés és több szabadidő!

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Rólunk mondtátok:
Rájössz, hogy valóban csak egy „lufi volt az Excel- mumus”!

Kezdő szintről kezdtem az órákat az Exceltitok-nál, állás keresés-pályamódosítással indukálta a helyzetet.

A 90-es évek közepéről maradtak emlékeim, és a jól ismert „mumus” címke az Excelen.

Amit tapasztaltam, és kaptam: közvetlen, nyitott, türelmes, segítőkész, figyelmes, precíz, következetes, rugalmas, kedves és személyre szóló órák. És ezek közben rájössz, hogy valóban csak egy „lufi volt az Excel- mumus”, mint a gyerekkori félelem este az ágy alatt.

Én kedvet kaptam hozzá.

Innentől az órák mellé az otthoni gyakorló feladatokkal kizárt, hogy ne értsd meg! A gyakorlás már a Te felelősséged, Magadért.

Egy teljes körű, jól felépített és minőségi oktatás - amelynek minden alkalma jó hangulatban telt.

Itt valóban Te vagy a fontos. :)

Krisztina

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

Legutóbbi bejegyzések

Kövess minket Facebookon!

Ezt olvastad már?

3 módszer a számjegyek csoportosításához

Az ezres csoportosítás használata azért fontos, mert jellemzően nagy számokat tárolunk az Excel fájlokban, és mind munka közben, mind egy prezentáció során fontos, hogy könnyen …

Tovább olvasom →

Excel alapok – Ismerkedés az Excel programmal

Excel alapok: ismerd meg a táblázat felépítését, alap formázásokat és egyszerűbb képleteket. Olvasd el a cikket, rengeteg hasznos infót összegyűjöttem, és a végére 2 Excel …

Tovább olvasom →

Az Excel abc sorrend: titkok és hibák

Hogyan állítható be az Excel abc sorrend? Mit kell kijelölni? Mi a garancia, hogy az Excel nem keveri össze az adatokat? A cikkből megismerheted a …

Tovább olvasom →