Az Excel abc sorrend: titkok és hibák

Hogyan állítható be az Excel abc sorrend? Mit kell kijelölni? Mi a garancia, hogy az Excel nem keveri össze az adatokat?

A cikkből megismerheted a leggyorsabb sorbarendezési megoldást, olvass tovább.

Mielőtt belevágunk, jó, ha tudod, hogy az Excel adatkezelésre van kitalálva, így kényesen figyel arra, hogy az összetartozó adatokat (rekordokat) ne keverje össze. Te is figyelj arra, hogy “szabályos” táblázataid legyenek (egy fejléc legyen, mellőzd az egyesített cellákat, és folyamatosan gyűjtsd az adatokat. Javaslom, hogy használd a sok szempontból praktikus Táblázat formátumot is!

Miért hasznos az Excel ABC sorrend?

Könnyebben átlátod az adatokat, ha valamilyen szempont szerint rendezve vannak. Például a számlákat

  • dátum szerint időrendben, vagy
  • a vevők szerint névsorban, esetleg sorszám szerint, vagy
  • az eladások értéke szerint rendezve,

attól függően, hogy éppen milyen adat alapján szemlélődsz. Mivel a szempontok sokszor egyik pillanatról a másikra változnak, az adatok sorrendje is dinamikusan változhat.

Excel ABC sorrend gyorsan

Elég csak egy cellát kijelölnöd abban az oszlopban, amelyik szerint rendezni szeretnél – ez lehet bárhol az oszlopban.

Majd kattints az A-Z (növekvő), azaz ábécé sorrend gombra! Az Excel felismeri, hogy szöveges vagy számot tartalmazó cellán állsz, ennek megfelelően a gomb felirata értéke szerint vagy méret szerint növekvő. Ez a szövegeket ábécé sorrendbe, a számokat pedig növekvő sorrenbe rendezi, ügyelve arra, hogy az összetartozó adatok együtt mozogjanak.

Excel abc sorrend - elég egy cellát kijelölnöd!
Sorba rendezésnél elég egy cellát kijelölnöd

Ilyenkor az Excel alapértelmezetten a teljes táblázattal dolgozik, és minden sort megmozgat.

Csökkenő sorrend beállítása (Z-A)

Hasonlóan tudod a csökkenő sorrendet megadni, ilyenkor a Z-A (csökkenő) gombra kattints. Ilyenkor is csak egy cellát jelölj ki (abban az oszlopban, amelyik szerint rendezni szeretnél)

Vagyis ne az ikonban ne a nyilat, hanem a betűk sorrendjét figyeld:

  • A-Z = ábécé vagy növekvő
  • Z-A = Z-től A-ig (azaz az ábécé visszafelé) vagy csökkenő

3 hiba, amit kerülj el az abc sorrend során

Ne jelöld ki az oszlopot

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy kijelölik azt az oszlopot, amely szerint sorba akarnak rendezni. Ezzel pont 2 vagy 3 részre szabdalod a táblázatot, és nem lesz egyértelmű, hogy mit szeretnél mozgatni.

Ezért jön rögtön a kérdés az Exceltől, hogy ugye nem csak azt a kijelölt oszlopot, hanem a teljes táblázatot szeretnéd mozgatni.

Ha mégis csak egy oszlopot jelölsz ki, és csak azt rendezed (azaz nem bővíted a kijelölést), akkor össze tudod keverni az adatokat.

Ne jelölj ki cellákat

Ha nem teljes oszlopot jelölsz ki, csak cellákat, akkor rá sem kérdez az Excel, hanem egyből átrendezi az adatokat.

A táblázaton belül egy cella az mindig a teljes táblázatot jelenti. De ha már 2 vagy több cellát jelölsz ki, az ‘erősebb’ kijelölés, és csak azon a területen fog dolgozni az Excel.

Sose szúrj be üres oszlopot (vagy sort) a táblázatba

Itt ugyanis “kettéválik” a táblázat, akkor elkeverednek az adatok, és az Excel csak az egyik felét fogja rendezni. Mindig nevezd el az új oszlopot, hogy legyen kapocs a két  oldal között

Bármi gyanúsat tapasztalsz, inkább lépj vissza (Ctrl Z)! Értékes adatokról pedig mindenképpen legyen biztonsági mentésed is!

Mit jelent az Excel abc sorrend?

Az Excel a szövegeket karakterek, a számokat helyiérték alapján vizsgálja meg – vagyis a helyesírási szabályok szerint rendezi az adatokat sorba.

vegyes-adatok-sorba-rendezes

Például ABC sorrend szerint
alma,
arany,
barack…

és
41,
48,
127
a növekvő sorrend.

Ha azonban a számjegyek mellett más karakter is szerepel, az már szövegnek minősül. Így – a 2. karakter alapján – a sorszámok sorrendje: 1., 11., 12., 2., 21… lesz

Ezt jelenti az Ábécé sorrend:

  • speciális írásjelek (például +, !, #, % vagy &)
  • számok (a dátumok is számok)
  • szövegek
  • üres cellák (növekvő és csökkenő sorrendnél is a sor végére kerülnek)

Még egy érdekesség, hogy a magyar ábécé sorrend nem tesz különbséget az ékezetes betűk között. Ezért az Excel sem, tehát ott is ugyanezt az eredményt kapod. Például, itt ez lesz a helyes növekvő sorrend: ágál, agár, állat, alma

A lényeg, hogy az Excel jól (jobban) tudja a szabályokat, bátran hagyatkozz rá!

Szeretnél profibb lenni az Excelben?

Ha sok adattal dolgozol, akkor ismerd meg a szűrő használatát is!

Ha szeretnéd jobban érteni az Excel “gondolkodását”, akkor gyere egyéni Excel oktatásra (3 hónap VIP Klubtagságot adunk hozzá)!

Vagy jelentkezz külön az ExcelTitok VIP Klubba, ahol bármikor felteheted a kérdéseid, és folyamatosan kincset érő tudáshoz juthatsz!

Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?

Az 5 legáltalánosabb Excel hiba, amit Te is elkövetsz – hacsak nem olvasod el ezt a cikket

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on email
Email
Share on tumblr
Tumblr
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?​

Rólunk mondtátok:
Most már el merek menni kételyek nélkül állásinterjúra.

Mindig is azt éreztem, hogy az Excel egy lehetetlen küldetés számomra, akárhány könyvből próbálkoztam soha nem sikerült magabiztosan elsajátítani.

De hála Istennek rátaláltam Bernadettre, nagyon köszönöm Neked a kellemes órákat, most már el merek menni kételyek nélkül állásinterjúra.

Rámutattál a logikájára és örömmel gyakoroltam az órákra, mert nagyon életszerű példákkal segítetted a tanulást.

Marcsi

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

Legutóbbi bejegyzések

Kövess minket Facebookon!

Ezt olvastad már?

Keresés és csere az Excelben

Használd az Excel Keresés és csere funkcióját, aminek a Ctrl F (keresés) vagy Ctrl H (csere) a billentyűkombinációja. Így többé nem kell a hosszú Excel listákat bogarásznod, ha …

Tovább olvasom →

Miért nehéz a százalék számítás?

Lehet, hogy a Te gyomrod is összeszorul, amikor százalék számítás feladattal találod magad szemben? Valamiért gyakori kérdések: hogyan kell százalékot számítani, vagy hogyan kell X …

Tovább olvasom →

Használd ki a tartalomtól függő Feltételes formázás előnyeit

A Feltételes formázás egy nagyszerű lehetőség az Excelben, hogy a kimagaslóan jó értékeket vagy ‘hibákat’ feltűnően jelöld, hogy azonnal észrevedd őket. Előre beállíthatod a kritériumokat …

Tovább olvasom →