Hogyan állítható be az Excel abc sorrend? Mit kell kijelölni? Mi a garancia, hogy az Excel nem keveri össze az adatokat?
A cikkből megismerheted a leggyorsabb sorbarendezési megoldást, olvass tovább.
Mielőtt belevágunk, jó, ha tudod, hogy az Excel adatkezelésre van kitalálva, így kényesen figyel arra, hogy az összetartozó adatokat (rekordokat) ne keverje össze. Te is figyelj arra, hogy „szabályos” táblázataid legyenek (egy fejléc legyen, mellőzd az egyesített cellákat, és folyamatosan gyűjtsd az adatokat. Javaslom, hogy használd a sok szempontból praktikus Táblázat formátumot is!
Miért hasznos az Excel ABC sorrend?
Könnyebben átlátod az adatokat, ha valamilyen szempont szerint rendezve vannak. Például a számlákat
- dátum szerint időrendben, vagy
- a vevők szerint névsorban, esetleg sorszám szerint, vagy
- az eladások értéke szerint rendezve,
attól függően, hogy éppen milyen adat alapján szemlélődsz. Mivel a szempontok sokszor egyik pillanatról a másikra változnak, az adatok sorrendje is dinamikusan változhat.
Excel ABC sorrend gyorsan
Elég csak egy cellát kijelölnöd abban az oszlopban, amelyik szerint rendezni szeretnél – ez lehet bárhol az oszlopban.
Majd kattints az A-Z (növekvő), azaz ábécé sorrend gombra!
- A parancsot megtalálod a Kezdőlap végén a ‘Rendezés és szűrés’ ikon alatt
- Vagy jobbklikknél
- De mindenképpen érdemes kitenni az Excel gyorsmenüjére is
Az Excel felismeri, hogy szöveges vagy számot tartalmazó cellán állsz, ennek megfelelően a gomb felirata értéke szerint vagy méret szerint növekvő. Ez a szövegeket ábécé sorrendbe, a számokat pedig növekvő sorrenbe rendezi, ügyelve arra, hogy az összetartozó adatok együtt mozogjanak.
Ilyenkor az Excel alapértelmezetten a teljes táblázattal dolgozik, és minden sort megmozgat.
Nézd meg ezen a 3 perces videón, hogy milyen egyszerű:
Csökkenő sorrend beállítása (Z-A)
Hasonlóan tudod a csökkenő sorrendet megadni, ilyenkor a Z-A (csökkenő) gombra kattints. Ilyenkor is csak egy cellát jelölj ki (abban az oszlopban, amelyik szerint rendezni szeretnél)
Vagyis ne az ikonban ne a nyilat, hanem a betűk sorrendjét figyeld:
- A-Z = ábécé vagy növekvő
- Z-A = Z-től A-ig (azaz az ábécé visszafelé) vagy csökkenő
3 hiba, amit kerülj el az abc sorrend során
Ne jelöld ki az oszlopot
Sokan elkövetik azt a hibát, hogy kijelölik azt az oszlopot, amely szerint sorba akarnak rendezni. Ezzel pont 2 vagy 3 részre szabdalod a táblázatot, és nem lesz egyértelmű, hogy mit szeretnél mozgatni.
Ezért jön rögtön a kérdés az Exceltől, hogy ugye nem csak azt a kijelölt oszlopot, hanem a teljes táblázatot szeretnéd mozgatni.
Ha mégis csak egy oszlopot jelölsz ki, és csak azt rendezed (azaz nem bővíted a kijelölést), akkor össze tudod keverni az adatokat.
Ne jelölj ki cellákat
Ha nem teljes oszlopot jelölsz ki, csak cellákat, akkor rá sem kérdez az Excel, hanem egyből átrendezi az adatokat.
A táblázaton belül egy cella az mindig a teljes táblázatot jelenti. De ha már 2 vagy több cellát jelölsz ki, az ‘erősebb’ kijelölés, és csak azon a területen fog dolgozni az Excel.
Sose szúrj be üres oszlopot (vagy sort) a táblázatba
Itt ugyanis „kettéválik” a táblázat, akkor elkeverednek az adatok, és az Excel csak az egyik felét fogja rendezni. Mindig nevezd el az új oszlopot, hogy legyen kapocs a két oldal között
Bármi gyanúsat tapasztalsz, inkább lépj vissza (Ctrl Z)! Értékes adatokról pedig mindenképpen legyen biztonsági mentésed is!
Mit jelent az Excel abc sorrend?
Az Excel a szövegeket karakterek, a számokat helyiérték alapján vizsgálja meg – vagyis a helyesírási szabályok szerint rendezi az adatokat sorba.
Például ABC sorrend szerint
alma,
arany,
barack…
és
41,
48,
127
a növekvő sorrend.
Ha azonban a számjegyek mellett más karakter is szerepel, az már szövegnek minősül. Így – a 2. karakter alapján – a sorszámok sorrendje: 1., 11., 12., 2., 21… lesz
Ezt jelenti az Ábécé sorrend:
- számok (ezen belül a dátumok, hiszen azok is számok)
- speciális írásjelek (például +, !, #, % vagy &), illetve azzal kezdődő szövegek
- számokkal kezdődő szövegek
- szövegek (betűk abc szerint)
- üres cellák (növekvő és csökkenő sorrendnél is a sor végére kerülnek)
Még egy érdekesség, hogy a magyar ábécé sorrend nem tesz különbséget az ékezetes betűk között. Ezért az Excel sem, tehát ott is ugyanezt az eredményt kapod. Például, itt ez lesz a helyes növekvő sorrend: ágál, agár, állat, alma
A lényeg, hogy az Excel jól (jobban) tudja a szabályokat, bátran hagyatkozz rá!
Szeretnél profibb lenni az Excelben?
Ha sok adattal dolgozol, akkor ismerd meg a szűrő használatát is!
Ha szeretnéd jobban érteni az Excel “gondolkodását”, akkor gyere el az Excel kezdőtől haladóig csoportos online képzésre. Ha a saját tempódban akarsz haladni, válaszd inkább az egyéni Excel oktatást (30 nap VIP Klubtagságot adunk hozzá)!
Vagy jelentkezz külön az ExcelTitok VIP Klubba, ahol bármikor felteheted a kérdéseid, és folyamatosan kincset érő tudáshoz juthatsz!
Ez is érdekelhet:
Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?
2 hozzászólás érkezett: “Az Excel abc sorrend: titkok és hibák”
Kedves Bernadett!
Egy érdekes problémába ütköztem. Létrehoztam egy táblázatot, melyben van egy olyan mező is, ami egy betűt tartalmaz csupán. Készítettem egy kimutatást, melyben a legfelős szint ez az 1 betűs mező és ezen mező alapján szeretném rendezni a kimutatást ABC rendbe.
A problémám, hogy a rendezés beállítása után a K és a V betűk előre kerülnek, nem pedig ABC rendbe. Mi lehet az oka? Egy betűs mezőre nem lehet rendezést beállítani?
Köszönöm előre is a segítséget!
Niczinger Balázs
Kedves Balázs! Ki kell kapcsolni az Egyéni listák szerinti rendezést. K, mint kedd és V, mint vasárnap miatt kerültek előre ezek a betűk. 🙂
Üdv, Bernadett