El tudod képzelni, hogy veszel egy modern okostelefont, és sosem nyitod meg rajta a kamerát, internetet, a naptárt vagy a navigációt?
Nos, a legtöbb ember és cég pontosan így használja az Excelt. Csak adatokat pötyögnek bele, esetleg néhány egyszerűbb számítást elvégeznek – de nem használják ki az Excel által kínált valódi automatizálási lehetőségeket.
Ideje felfedezni, mire képes még a „telefonod” – mert az Excellel több órányi (napnyi?) munkát megspórolhatsz.
Hogyan automatizáld a céged folyamatait Excelben?
Bár az alapvető céges folyamatok kezelésére mindenképpen érdemes szoftveres megoldást találni, mellette szükség lehet kiegészítő elemzések készítésére. Ma az Excel az egyik legolcsóbb, mégis leghatékonyabb eszköz a céges adatkezelésben – rengeteg automatizálásra képes.
Ennek ellenére nincs megfelelően kihasználva. Sok helyen napi szinten manuálisan másolgatják az adatokat, minden alkalommal újraszámolják a mutatószámokat, vagy hosszú percekig bogarásszák a kimutatásokat. Az Excellel mindezt automatizálni is lehet, így a napi 1-2 órás (vagy akár napos?) ismétlődő feladatokat akár 1-2 percre is le lehet csökkenteni – a Power Query, Pivot táblák és makrók segítségével.
A cikk alján megtalálod a „Láthatatlan adatkincs vezetőknek: Fedezd fel, mennyi értékes adattal rendelkezel!” című ingyenes előadásom felvételét, amelyben megmutatom, mennyire egyszerűen használható az Excel az adatok összerendezésére és a mutatószámok kinyerésére!
Már azzal is sokat lendíthetsz a helyzeteden, ha az adataidat táblázatos struktúrában, ‘táblázat formátumban’ kezded tárolni, gyűjteni. Így magad is jobban átláthatod az adatokat, sőt, akár használhatsz szeletelőket a szűrésre. Az újonnan érkező adatokra is automatikusan rákerül a formátum, kiszámolódnak a rekordok mellé a megfelelő képletek. Ha erre a táblázatra építesz kimutatást (pivot táblát), akkor frissítéskor oda is átkerülnek az új adatok.
1. Power Query – az adattisztítás és adatfrissítés automatizálása
A Power Query az Excel egyik legerősebb, viszonylag új eszköze, így sokan még nem is hallottak róla. Arra való, hogy különböző forrásokból érkező adatokat összegyűjts, megtisztíts, átalakíts és egyesíts vagy szűrj. Új adatok esetén magától frissül az egész, vagy könnyen duplikálható, így a következő alkalommal is magától elvégzi az átalakításokat.
Példa 1 – havi riport automatizálása több fájlból
Képzeld el, hogy minden hónapban kapsz 10 megegyező Excel fájlt a különböző telephelyekről (vagy partnerektől), és ezekből kell egy közös összesítést készítened. A legtöbben ezt úgy oldják meg, hogy mindegyiket megnyitják, kimásolják az adatokat, és beillesztik egy nagy táblába. Ez akár egy órát is igénybe vehet – minden hónapban.
Power Queryvel viszont elég egy közös mappába mentened a fájlokat, a program automatikusan beolvassa mindet, és egyesíti őket egy táblába. Ha új fájl érkezik, elég rákattintani a Frissítés gombra, és máris rendelkezésre áll az aktuális adat (és a hozzá riportok).
Példa 2 – hibás adatok kiszűrése és egységesítése
Egy másik tipikus probléma, hogy az adatok különböző formátumban érkeznek. Klasszikus probléma a dátumok elírása: az egyik fájlban számként szerepelnek, a másikban ugyanúgy néz ki, mégis szöveg (2025.01.05). De az is lehet, hogy át van alakítva 20250105 formátumra… A Power Query néhány kattintással egységesíti ezeket, vagy akár kiszűri az üres/hibás sorokat, eltávolítja a duplikátumokat.
Így nemcsak gyorsabb lesz a munka, hanem sokkal megbízhatóbb is: nem marad benne elütés vagy hibás adat.
Gyere el üzleti workshopjainkra, és gyorsítsd fel az Exceles folyamatokat – 2x fél napos oktatások Power Query, Pivot – műszerfal és makró programozás témákban: https://exceltitok.hu/workshopok/
2. Pivot táblák – az adatelemzés automatizálása
Miután az adatok rendben vannak, a következő lépés a gyors és hatékony elemzés. Erre a Pivot tábla a legjobb megoldás. Lehetővé teszi, hogy néhány kattintással kimutatásokat és grafikonokat készíts, amelyek megjelenítik az új adatokat is.
Példa 3 – havi értékesítési mutatószámok
Tegyük fel, hogy minden hónapban vezetitek az értékesítési adatokat: ki mennyit adott el, melyik termékből, és milyen bevétellel. Pivot táblával pillanatok alatt készíthetsz egy olyan interaktív kimutatást, ami megmutatja:
- melyik értékesítő teljesít a legjobban,
- melyik termék hozza a legtöbb bevételt,
- hogyan alakulnak az eredmények régiónként vagy hónaponként.
A kimutatásaidat Szeletelőkkel sokkal könnyebben szűrheted, így könnyen ‘végiglapozhatod’ az egyes termékek vagy régiók adatait.
Példa 4 – vállalati műszerfal (dashboard)
A kimutatásokat akár egységes műszerfallá is alakíthatod, így egy-egy szeletelő több kimutatást és grafikont is képes lesz irányítani. Így vizuálisan jobban követheted a céged teljesítményét. Például egy menedzsment-megbeszélésen és könnyen végignézhetitek, hogyan alakult a havi árbevétel, a profit, az ügyfélszám és a költségek.
A legjobb rész: ha a Power Queryt és a pivot táblákat együtt használod – már ezzel rengeteg időt spórolhatsz. Elég az új fájlokat betenned a mappába, majd a forrásadatot (Power Query frissíti) és a kimutatást is frissíteni és minden naprakésszé válik. Nincs többé újraszámolás vagy másolgatás.
3. Makrók – automatizálás gombnyomásra
Vannak olyan feladatok, amelyeket sem a Power Query, sem a Pivot tábla nem old meg teljesen: például formázások, riport mentése PDF-be vagy e-mail küldése. Ezekre való a VBA (makró), amivel akár egyetlen gombnyomásra végrehajthatsz egy teljes folyamatot. Vagy például makrókkal oldhatod meg, hogy a Query és a Pivot külön frissítés nélkül is frissüljön (bár talán ezt hamarosan az Excelben is lefejlesztik).
Sokszor felmerül a kérdés, hogy makrókat vagy Power Queryt érdemesebb tanulni, használni.
Példa 5 – napi riport generálása és mentése pdf-ként
Tegyük fel, hogy minden nap ki kell készítened egy Excel-riportot, majd PDF-be menteni, és elmenteni egy adott mappába. Egy makróval ez automatizálható:
- megnyitja a sablont,
- frissíti az adatokat (Power Queryt, pivotot),
- menti PDF-be,
- majd archiválja egy dátummal ellátott fájlba.
A korábban 10–15 perces folyamat így néhány másodpercre csökken.
Példa 6 – automatizált e-mail küldés
Makrók segítségével akár Outlookon keresztül is küldhetsz automatikus e-maileket. Így például automatizálhatod, hogy minden értékesítő megkapja a saját teljesítményére vonatkozó adatokat, vagy ha egy régió/termék teljesítménye elmarad a célértéktől, a rendszer automatikusan küldhet egy figyelmeztető e-mailt az illetékes vezetőnek/értékesítőnek.
A három eszköz kombinálása – az igazi automatizálás
Az igazi varázslat akkor történik, ha ezt a három eszközt kombinálod. Például így nézhet ki egy teljesen automatizált folyamat a gyakorlatban:
- Power Query beolvassa és megtisztítja a heti értékesítési adatokat több fájlból.
- Pivot tábla és grafikon segítségével elkészül a vizuális riport, ami azonnal mutatja az aktuális eredményeket.
- Makró lefuttatja a riportfrissítést, elmenti PDF-ben, és elküldi a vezetőségnek e-mailben.
Egy ilyen rendszer kialakítása az elején pár órát igényel (akár többször is neki kell futni), de utána hónapokon vagy akár éveken át működik, és rengeteg emberi munkát vált ki.
Mikor éri meg automatizálni?
Ha bármelyik munkafolyamatodban van ismétlődés – például rendszeresen:
- adatokat másolsz egyik fájlból a másikba,
- hasonló riportokat készítesz újra és újra,
- sok idő megy el hibakeresésre vagy formázásra –, akkor az automatizálás szinte biztosan megtérül.
Már néhány jól felépített Power Query-lekérdezés és Pivot dashboard segítségével napi szinten órákat spórolhatsz, miközben az adatok pontossága is nő. Persze a tanulásba időt és pénzt kell fektetni, de hosszútávon akár egy új munkatárs is megspórolható.
Üzleti workshopok Power Query / Pivot – műszerfal / makró programozás témákban: https://exceltitok.hu/workshopok/
Összegzés
Az Excel ma már messze nem csak egy táblázatkezelő. A Power Query az adatok gyűjtését és tisztítását automatizálja, a Pivot tábla az elemzést és vizualizálást, a makrók pedig a riportolást és adminisztrációt. Együtt pedig olyan rendszert alkotnak, ami kisvállalkozásoktól a nagyvállalatokig mindenhol értéket teremt.
Ha a cégedben még mindig kézzel frissítitek az adatokat, ideje kipróbálni ezeket az eszközöket. Az Excel nemcsak egy program – hanem egy csendes, megbízható munkatárs, aki éjjel-nappal dolgozik helyetted.
Szeretnéd megtanulni, hogyan építhetsz ilyen automatizált folyamatokat a saját cégedben? Nézd meg a workshopjaimat, ahol lépésről lépésre mutatom meg, hogyan válhat az Excel a legjobb segítőtársaddá a napi munkában:
Üzleti workshopok Power Query / Pivot – műszerfal / makró programozás témákban: https://exceltitok.hu/workshopok/
