Vajon ismered az Excel szűrő funkcióját – és annak mélységeit is? Például ezt az 5 extra lehetőséget?
Ha még nem ismered a szűrést, először ezt olvasd el: a szűrés alapjairól már írtam a blogon, vagy nézd meg a cikk végén található "szűrős" videót.
Nézzük, hogyan tudod még jobban kihasználni ezt a szűrő funkciót, ami rendkívül praktikus, ha sok adatot menedzselsz az Excelben.
1. A szűrő be-/kikapcsolása billentyűkkel
Természetesen a szűrő használata is gyorsabb, ha a billentyűzetet használod.
Be- és kikapcsoláshoz használd a Ctrl Shift L kombinációt (2010-es verziótól).
Akkor is használhatod – sőt, ez fogja igazán gyorsítani a munkád -, ha szűrés után akarod visszaállítani a teljes állományt: az első Ctrl Shift L kikapcsolja a szűrőt (és újra látható minden sor), a második pedig újra bekapcsolja.
Persze mindig figyelj arra, hogy az adatbázison belül, EGY, adatot tartalmazó cellán álljál, mikor bekapcsolod a szűrést!
Magát a szűrést is lehet egér nélkül használni, erről a 55 napos gyorsbillentyű kihívás során a 32. napon és 33 napon írtam.
2. Pipálgatás helyett egyéni szűrő
A szűrő nagy előnye, hogy kilistázza az adott oszlopban előforduló összes értéket, így például rögtön kiszúrja a szemed, ha valami elírás van a listában. A pipákkal könnyen meg tudod adni, hogy mit szeretnél látni.
Viszont ha több értéket akarsz egyszerre szűrni, akkor a túl sok pipálás helyett használd az egyéni szűrőket: Számszűrőt, Szövegszűrőt és Dátumszűrőt.
Számszűrők:
Például a számoknál megadhatod, hogy milyen értéktől, vagy milyen tartományban keresel értékeket. De extra lehetőségeket is találsz a vonal alatt, és például kilistázhatod a 10 legnagyobb számot is.
Szövegszűrők:
Szövegeknél többek között listázhatod az adott szót tartalmazó rekordokat, vagy épp ellenkezőleg: azokat, amelyekből hiányzik. (Mondjuk a postacímnél Budapest vagy vidék.) Ezen belül is szűkíthetsz a szöveg elejére és végére.
Dátumszűrők:
Dátumoknál pedig egy kattintással listázhatod a mai, tegnapi vagy holnapi tételeket. De ugyanígy az aktuális / előző / következő hét, hónap, negyedév is szerepel a dátumszűrők között. Ha szeretnél többet tudni a dátumokról és a dátumszűrőkről, akkor nézd meg ezt a cikket is (videóval!).
3. Zombi-biztos adatlistázás
Feltűnt, hogy szűrés során a sorszámok bekékülnek? Így „zombi” vagy „zokni” állapotban is könnyen ellenőrizheted, hogy teljes-e a listád. Saját tapasztalat, hogy 6-8 óra számítógépezés után már szelektív az észlelésem, és az oszlopokon lévő filterek változását már nem látom meg.
Ha kék a sor száma, akkor biztos van még aktív szűrő a táblázatban. Szerencsére nem kell keresgélned, mivel egyszerűbb az 1-es pont szerint a Ctrl Shift L gombokkal ki-, majd visszakapcsolni a szűrőt!
4. Mire is lett szűrve?
Valakitől egy szűrt adatbázist kaptál, vagy csak megszakította az Excelezést egy telefon, netán az ebédszünet?
Szerencsére könnyen kiderítheted, hogy milyen szűrések vannak a táblázatban:
Ha a megváltozott szűrő ikonra viszed az egered, akkor egy szürke mezőben megjelenik, hogy mire szűrtél.
Ha pedig lenyitod a szűrés jelet, és követed a pipákat, akkor meg is jeleníti az utolsó egyéni szűrőt, így akár módosítani is tudod. (Lásd a 2-es pontban a „Szövegszűrők – Tartalmazza” képet.)
5. Szűrés a szűrő használata nélkül
Tudtad, hogy anélkül is szűrheted a táblázat adatait, hogy bekapcsolnád a szűrőt?
Ha a táblázat pásztázása közben kíváncsi lettél egy kategóriára, akkor nem kell felmenned a fejlécre, hanem a helyi menüből is előhívhatod:
Jobbklikk / Szűrő / Szűrés a kijelölt cella értéke alapján
Máris bekapcsol a szűrő, és csak a hasonló adatokat listázza az Excel.
Nézd meg videón mit érdemes tudni a szűrőről
Töltsd le a gyakorlófájlt és csináld velem a feladatokat.
Gyorsítsd fel a mindennapi munkát és a kimutatáskészítést is
A napi Excel használat során rengeteg aprósággal lehet gyorsítani a munkát. Ha szeretnél fejlődni, akkor elsősorban a csoportos Excel képzéseinket javaslom, ahol az alapoktól haladó szintig juthatsz a 9 alkalom során. Ha egyénileg haladnál, akkor az Excel oktatást során személyreszabott trükkökkel és tanácsokkal tudunk ellátni, akár a konkrét munkahelyi problémáiddal kapcsolatosan is.
A szűrő nagyon hasznos az adatok gyors áttekintésében. Ugyanakkor az adatelemzés, egy-egy kimutatás (statisztika) elkészítése már időrabló feladat lehet. Sokan 1,5 órát, de van, hogy napokat töltenek el vele, míg ugyanez szakszerűen az Excel pivot funkciójával csupán 2-30 perc a feladat összetettségétől függően.
Ha nagyobb adatbázisokat kezelsz, akkor érdemes megismerned az Excel kimutatás-készítő (pivot) funkcióját is, amivel pár kattintással összesítheted az adataidat, sőt akár egy interaktív felületet is létrehozhatsz a főbb mutatószámaidnak.
Gyere el az Adatelemzés és vállalati műszerfal készítés workshopra, és tanuld meg egy délután alatt!
Ha pedig maradt kérdésed a szűrővel kapcsolatban, akkor írd meg a hozzászólásoknál!
3 Excel funkció, amit mindenkinek ismernie kellene
Szövegek összefűzése: így ollózz össze több cellából adatokat
