Így szabadulj meg az ismétlődő adatok okozta fejfájástól

Ismétlődő adatok szinte minden adatbázisban előfordulnak: vagy mert eleve több listában gyűjtöd az adatokat, vagy mert Mancika véletlenül kétszer rögzít egy-egy jelentkezőt, számlát. Szerencsére az Excel több eszközzel is segítségedre siet, hogy gyorsan megtalálhasd az ismétlődő adatokat – anélkül, hogy végig kellene bogarásznod a hosszú listákat.

Játékok esetén lelkesen keressük a különböző vagy egyező mintákat, de az adatbázisában már senki nem szeret az ismétlődő adatok után nyomozni.

A megoldás előtt fontos szem előtt tartani, hogy az Excel az adatokat karakterenként vizsgálja, azaz 2 adatot akkor tekint azonosnak, ha pontosan ugyanúgy van írva. 

Nem találja meg az egyezést, ha akárcsak egy karakter (pl. szóköz, pont vagy ékezet) eltér. (Haladóbb adatbáziskezelő rendszereknek is nagy kihívás az adategyezések keresése, hiszen onnantól, hogy engedélyezel eltérést, növekszik a téves párosítások esélye is.)

1. Ismétlődő adatok keresése egy listában

Ha egyben van a lisa, vagy megoldható a 2 lista egymás alá másolása, akkor a legegyszerűbben a Feltételes formázással keresheted ki az azonos vagy egyedi értékeket.

Ehhez jelöld ki a neveket tartalmazó oszlopot, majd válaszd a Kezdőlap / Feltételes formázás / Cellakijelölési szabályok / Ismétlődő értékek parancsot.

Minden értéket beszínez az Excel, amely legalább kétszer megtalálható.

2. Ismétlődő adatok eltávolítása

Ha szeretnél az ismétlődő adatoktól megszabadulni, hogy mindenki csak egyszer szerepeljen a listádban, akkor használd az Adatok menüben található Ismétlődések eltávolítása parancsot. Az új menün eléggé elbújt az ikon:

Ahogy az ikon is mutatja, az Ismétlődések eltávolítása mindig az adatbázisban szereplő első adatot hagyja meg, és a továbbiakat törli. Emiatt érdemes lehet előtte átrendezni az adatokat, hogy például a frissebb dátummal rögzített adat maradjon meg, vagy az a sor, amelyikben több adat van meg.

Alapértelmezetten az számít duplikációnak, ahol minden oszlopban egyeznek az adatok. Ezen természetesen enyhíthetsz: vedd ki a pipát az elől a mezőnév elől, ahol lehet eltérés (pl. rögzítés dátuma különbözhet, attól még ugyanaz a 2 adat).

Ha önmagában használod a funkciót, akkor nem fogod látni, hogy mit töröltél ki (csak egy ablakból értesülsz, hogy pl. 2 adatot törölt a funkció), de abban biztos lehetsz, hogy csak egyedi értékek maradtak.

Ha kíváncsi vagy arra, hogy kit töröltél ki, akkor kombináld az 1-es pontban leírt színezéssel.

3. Duplikációk keresése 2 különálló listában

Ha a 2 lista fizikailag távolabb van, és nem célszerű az összemásolás, akkor a megoldás az FKERES függvény lehet. (Bővebben a linkre kattintva olvashatsz róla.)

Az FKERES függvény képes arra, hogy egyesével megkeresse a neveket a másik listában, és a találatot (a nevet, vagy egy hozzá tartozó adatot) visszaírja az eredeti lista mellé.

Ha nem találja meg az adatot a másik listában, akkor a #HIÁNYZIK hibaértéket írja ki.

Szűrő segítségével lehet kilistázni az egyező vagy hiányzó neveket.

Fontos megjegyezni, hogy az FKERES függvény nem kezeli a listán belüli duplikációkat, emiatt érdemes lehet a listákat előtte a Feltételes formázással ellenőrizni.

Továbblépés az Excelben

Az Excel helyes ismeretével rengeteg problémát megoldhatsz és hetente több órát megspórolhatsz. Ha szeretnél még több, személyre szabott hasznos tippet, akkor gyere el hozzánk Excel tanfolyamra. Ha rutinosnak érzed magad, és inkább alkalmanként szeretnél gyors segítséget, akkor csatlakozz az ExcelTitok VIP Klubhoz!

Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?

Feltételes formázás – szövegek alapján

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.