Ismered ezt az 5 szűrő trükköt?

Vajon ismered az Excel szűrő funkcióját – és annak mélységeit is? Például ezt az 5 extra lehetőséget?

(Ha még nem ismered a szűrést, először ezt olvasd el: a szűrés alapjairól már írtam a blogon.)

Nézzük, hogyan tudod még jobban kihasználni ezt a szűrő funkciót, ami rendkívül praktikus, ha sok adatot menedzselsz az Excelben.

1. A szűrő be-/kikapcsolása billentyűkkel

Természetesen a szűrő használata is gyorsabb, ha a billentyűzetet használod.

Szűrő gyorsbillentyű (Ctrl Shift L) ki és bekapcsoláshoz

Be- és kikapcsoláshoz használd a Ctrl Shift L kombinációt (2010-es verziótól).

Akkor is használhatod – sőt, ez fogja igazán gyorsítani a munkád -, ha szűrés után akarod visszaállítani a teljes állományt: az első Ctrl Shift L kikapcsolja a szűrőt (és újra látható minden sor), a második pedig újra bekapcsolja.

Persze mindig figyelj arra, hogy az adatbázison belül, EGY, adatot tartalmazó cellán álljál, mikor bekapcsolod a szűrést!

Magát a szűrést is lehet egér nélkül használni, erről a 55 napos gyorsbillentyű kihívás során a 32. napon és 33 napon írtam.

2. Pipálgatás helyett egyéni szűrő

A szűrő nagy előnye, hogy kilistázza az adott oszlopban előforduló összes értéket, így például rögtön kiszúrja a szemed, ha valami elírás van a listában. A pipákkal könnyen meg tudod adni, hogy mit szeretnél látni.

Viszont ha több értéket akarsz egyszerre szűrni, akkor a túl sok pipálás helyett használd az egyéni szűrőket: Számszűrőt, Szövegszűrőt és Dátumszűrőt.

Számszűrők:
Például a számoknál megadhatod, hogy milyen értéktől, vagy milyen tartományban keresel értékeket. De extra lehetőségeket is találsz a vonal alatt, és például kilistázhatod a 10 legnagyobb számot is.

Szövegszűrők:
Szövegeknél többek között listázhatod az adott szót tartalmazó rekordokat, vagy épp ellenkezőleg: azokat, amelyekből hiányzik. (Mondjuk a postacímnél Budapest vagy vidék.) Ezen belül is szűkíthetsz a szöveg elejére és végére.

Dátumszűrők:
Dátumoknál pedig egy kattintással listázhatod a mai, tegnapi vagy holnapi tételeket. De ugyanígy az aktuális / előző / következő hét, hónap, negyedév is szerepel a dátumszűrők között. 

3. Zombi-biztos adatlistázás

Feltűnt, hogy szűrés során a sorszámok bekékülnek? Így “zombi” vagy “zokni” állapotban is könnyen ellenőrizheted, hogy teljes-e a listád. Saját tapasztalat, hogy 6-8 óra számítógépezés után már szelektív az észlelésem, és az oszlopokon lévő filterek változását már nem látom meg.

Ha kék a sor száma, akkor biztos van még aktív szűrő a táblázatban. Szerencsére nem kell keresgélned, mivel egyszerűbb az 1-es pont szerint a Ctrl Shift L gombokkal ki-, majd visszakapcsolni a szűrőt!
Ha van aktív szűrő, akkor a sorazonosító kék lesz

4. Mire is lett szűrve?

Valakitől egy szűrt adatbázist kaptál, vagy csak megszakította az Excelezést egy telefon, netán az ebédszünet?

Szűrés: mire is lett szűrve? Az Excel itt is súgSzerencsére könnyen kiderítheted, hogy milyen szűrések vannak a táblázatban:

Ha a megváltozott szűrő ikonra viszed az egered, akkor egy szürke mezőben megjelenik, hogy mire szűrtél.

Ha pedig lenyitod a szűrés jelet, és követed a pipákat, akkor meg is jeleníti az utolsó egyéni szűrőt, így akár módosítani is tudod. (Lásd a 2-es pontban a “Szövegszűrők – Tartalmazza” képet.)

5. Szűrés a szűrő használata nélkül

Tudtad, hogy anélkül is szűrheted a táblázat adatait, hogy bekapcsolnád a szűrőt?

Ha a táblázat pásztázása közben kíváncsi lettél egy kategóriára, akkor nem kell felmenned a fejlécre, hanem a helyi menüből is előhívhatod:

Jobbklikk / Szűrő / Szűrés a kijelölt cella értéke alapján

Szűrő bekapcsolása jobbklikkel: Szűrés a kijelölt cella értéke alapján

Máris bekapcsol a szűrő, és csak a hasonló adatokat listázza az Excel.

Gyorsítsd fel a mindennapi munkát és a kimutatáskészítést is

A napi Excel használat során rengeteg aprósággal lehet gyorsítani a munkát. Ha szeretnél fejlődni, akkor elsősorban az egyéni Excel oktatást ajánlom, ahol személyreszabott trükkökkel és tanácsokkal tudunk ellátni.

A szűrő nagyon hasznos az adatok gyors áttekintésében. Ugyanakkor az adatelemzés, egy-egy kimutatás (statisztika) elkészítése már időrabló feladat lehet. Sokan 1,5 órát, de van, hogy napokat töltenek el vele, míg ugyanez szakszerűen az Excel pivot funkciójával csupán 2-30 perc a feladat összetettségétől függően.

Ha nagyobb adatbázisokat kezelsz, akkor érdemes megismerned az Excel kimutatás-készítő (pivot) funkcióját is, amivel pár kattintással összesítheted az adataidat, sőt akár egy interaktív felületet is létrehozhatsz a főbb mutatószámaidnak.

Gyere el az Adatelemzés és vállalati műszerfal készítés workshopra, és tanuld meg egy délután alatt!

Ha pedig maradt kérdésed a szűrővel kapcsolatban, akkor írd meg a hozzászólásoknál!

3 Excel funkció, amit mindenkinek ismernie kellene

Szövegek összefűzése: így ollózz össze több cellából adatokat

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.