3 tipp az Excel költségvetés vezetéséhez

A költségvetés vezetését, azaz a költségek-bevételek írását magánemberként és vállalkozóként is fontosnak tartom. Az új év egyben új lehetőség, hogy aki eddig nem írta, most elkezdje, vagy aki már vezeti a költségeit, az átgondolja és módosítsa a meglévő sablonját.

Több mint 10 éve vezetem a költségvetésem, természetesen az elején én is az ‘egy hónap = egy munkalap’ elvén kezdtem, aztán eljött a pont, amikor egy munkalapra rendeztem. A következő nagy lépés az volt, mikor már az egyenlegeimet is követni kezdtem.

Miért jó a költségvetés?

A költségvetés tervezése és követése is fontosGyakori kifogás a költségek rögzítése ellen: Fejben is nyomon tudom követni!

Sokan arra hivatkoznak, hogy fejben is átlátják az anyagi helyzetüket, havi készpénzáramlásukat.

Ez akár még igaz is lehet.
Viszont visszakeresni és összehasonlítani az adatokat hónapokkal, évekkel később már igencsak nehéz.

Márpedig ezek az összesített számok az igazán megdöbbentőek, tanulságosak, ami alapján új elhatározásokat tudsz hozni.

Nem véletlenül mondják, hogy amit elkezdesz mérni, az elkezd javulni. Óhatatlanul jobban odafigyelsz, ha tudod, hogy nyoma lesz a költekezésnek. Amikor pedig már több év adatával – és némi Excel ismerettel – rendelkezel, egész összetett elemzéseket is el tudsz végezni, ami a rejtett összefüggéseket is kimutatja.

Ha most kezdenéd a költségvetés írását

Ha most kezded a tételek vezetését, akkor azt javaslom, hogy ne gondolkozz túl sokat! Csak írj mindent, ahogy éppen helyesnek gondolod.

Majd az első 2-3 hónap után, amikor már van elég adat, ráérsz gondolkodni, hogy mi ebből a fontos, és a jövőben hogyan legyen. (A meglévőt mindig könnyebb módosítani, mintha nincs semmi…)

1. Listába gyűjtsd a tételeket

Az első tipp rögtön ez: ne “mátrixosan”, hanem “listába ömlesztve” kezdd el gyűjteni az adatokat.

Egyszerűen kezdd el összegyűjteni a költségvetés tételeit.

Könnyebb lesz szűrni, elemezni.

Használj táblázatos formátumot, és rendelj kategóriákat a tételekhez. Érdemes azt is rögzítened, hogy mivel fizetted a tételt.

2. Legyél naprakész

Ha tudod, minden nap írd be a tételeket, különben elfelejted. Persze ez nekem sem sikerül mindig, ilyenkor elteszem a blokkokat a pénztárcámba (vagy felírom a tételeket a füzetembe), és utólag rögzítem be.

Ha naponta megnyitod az Excelt, akkor az segít formában maradni, plusz használhatod  – magyar Windows Excelnél – a Ctrl 0 (nulla) billentyűkombinációt a ‘mai nap’ beírásához.

Az adatrögzítés egyszerűsítéséről itt írtam korábban.

3. Használd a meglévő adatokat

Az online-bankokból (akár fél, van ahol egy egész) évre visszamenőleg kiexportálhatod az adatok, így nem kell a rögzítéssel bajlódnod, és utólag is készíthetsz legalább egy hozzávetőleges elszámolást.

Kinek milyen a jó költségvetés?

Ahogy minden ember más, úgy mindenkinek mást tartalmaz az ideális költségvetés.

Az évek során én is fokozatosan alakítottam-csiszoltam a táblázatomat a saját igényeim szerint. De az ügyfeleimnél is látom, hogy eltér a pénzügyi működésük, ezért más-más igényeik vannak. Például valakinél központi szerepben van az áfa, vagy szereti több részletben utalni a számlákat, és ezt is követni szeretné. De az is gyakran szempont, hogy a költségvetés egyezzen a banki vagy logisztikai listákkal, és ne kelljen duplán rögzíteni a tételeket.

Azt is mindenki egyénileg döntheti el, hogy milyen részletességgel szeretné látni az adatait, mi számít egy sornak. Pl. a ‘tesco nagybevásárlás’ mehet egy tételre, vagy külön bontod élelmiszerre, ruhára, egyébre, netán lebontod egészen tej-kenyér szintig…

5 tipp, hogy mire használd az Excelt

Céges pénzügyek követése, avagy a 128 milliós sikkasztás története

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük